Betriebsausflug & Steuern: Das müssen Sie wissen!

Betriebsausflüge gehören in den meisten Unternehmen fest in den Terminkalender, wenn es um die Jahresplanung geht. Und sie eignen sich perfekt, um den Mitarbeitern besondere Erlebnisse zu schenken, denn ein Betriebsausflug gilt hauptsächlich der Unterhaltung der Mitarbeiter, aber auch zum Teambuilding kann er einiges beitragen. So können freundschaftliche Beziehungen zwischen Mitarbeitern außerhalb des Arbeitsalltags weitaus besser geknüpft werden.

Doch sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer stellt sich bei einem Betriebsausflug möglicherweise auch die Frage nach der Versteuerung des Betriebsausfluges. Müssen oder können die Auslagen bei einem solchen versteuert werden? Und wo liegt der Rahmen – sowohl finanziell als auch zeitlich? Damit Sie bei einer Prüfung durch das Finanzamt keine böse Überraschung erleben, haben wir in diesem Artikel alle wichtigen Informationen zu dem Thema Betriebsausflug und Steuern zusammengefasst.

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Den Betriebsausflug steuerlich absetzen ist möglich - Wenn Sie einige Kleinigkeiten beachten!

Grundsätzlich gelten die Kosten eines Betriebsausfluges als gängige Betriebsausgabe und können steuerlich abgesetzt werden. Dennoch ist es wichtig zu wissen, dass für Betriebsausflüge Freibeträge gelten. Doch was bedeutet das im Detail, und wie können Sie einen Betriebsausflug steuerlich absetzen?

Bei einem Freibetrag handelt es sich um einen gewissen Betrag, der bis zu seinem Erreichen von Steuern befreit ist und auch von der gesamten Bemessungsgrundlage abgezogen werden kann. Bei einem Betriebsausflug gilt ein Freibetrag pro Mitarbeiter von 110 Euro. Wichtig hierbei ist, dass es sich lediglich um die teilnehmenden Mitarbeiter handelt und nicht grundsätzlich jeder Mitarbeiter der Firma eingerechnet wird.

Das heißt vereinfacht gesagt, bei Ausgaben von bis zu 110 Euro pro teilnehmendem Mitarbeiter ist ein Betriebsausflug steuerfrei. Überschreiten die Kosten jedoch den steuerlichen Freibetrag des Betriebsausfluges, so gilt dies als geldwerter Vorteil und vom Arbeitnehmer müssen sowohl Lohnsteuer als auch Sozialversicherungsbeiträge abgeführt werden. Versteuert wird jedoch alleinig der Differenzbetrag. Betragen die Kosten eines Betriebsausfluges beispielsweise 140 Euro pro Teilnehmer, dann muss die Differenz von 30 Euro versteuert werden. Betriebsausflüge haben also sowohl für das Unternehmen als auch für die Arbeitnehmer steuerliche Folgen.

Die Tatsache, dass ein Betriebsausflug Steuern für Arbeitnehmer bedeuten, kann die Vorfreude auf diesen besonderen Tag unter Umständen trüben. Doch auch hier gibt es eine Lösung um bei einem Betriebsausflug dem Mitarbeiter die Steuer abzunehmen.

So können Sie Ihren Mitarbeitern die Betriebsausflug-Steuer abnehmen

Um die eigenen Mitarbeiter nicht vor den Kopf zu stoßen, wenn Sie einen kostspieligen Betriebsausflug organisieren und diese im Nachhinein die Differenz zu dem gewährten Freibetrag ausgleichen müssen, gibt es folgende Lösung:

Überschreiten demnach die Pro-Kopf-Kosten den Freibetrag von 110 Euro, hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, die Lohnsteuer pauschal mit 25% zu übernehmen (§ 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG)

Wird von dem Unternehmen also ein Betriebsausflug organisiert, der 140 Euro pro Kopf kostet, müsste der Chef die Lohnsteuer-Pauschale von 25% auf den Differenzbetrag von 30 Euro übernehmen. Am Ende wären dies 7,50 Euro pro Teilnehmer.

Tipp für erfolgreiche Betriebsausflüge:

Bei einem Betriebsausflug sollte jedoch nicht der steuerliche Aspekt des Unternehmens an erster Stelle stehen. Das Wichtigste hierbei ist, den Mitarbeitern ein tolles Erlebnis zu bieten, das sie nicht so schnell vergessen. tagewerk hilft Ihnen, ein Event zu organisieren, das weit entfernt ist von Standard-Veranstaltungen, auf denen sich die Mitarbeiter langweilen. Wir haben eine ganze Palette an spannenden und lustigen Möglichkeiten für Betriebsausflüge oder wenn Sie selbst eine ganz besondere Idee haben, werden wir alles daran setzen diese umzusetzen.

Betriebsausflug: Steuerfrei durchführen

Sollten die Kosten pro Teilnehmer bei dem Betriebsausflug die 110 Euro-Grenze nicht überschreiten, entstehen bei dem Betriebsausflug keine Kosten in Form von Steuern. Jedoch müssen für die Inanspruchnahme des Freibetrags auch einige Kriterien erfüllt werden. Auf was Sie hierbei achten müssen, beschreiben wir im folgenden Abschnitt.

Um die Versteuerung des Betriebsausflugs zu umgehen, ist es wichtig, dass die Teilnahme an dem Betriebsausflug für alle Mitarbeiter eines Unternehmens gewährleistet ist. Ob ein Mitarbeiter letztendlich dann daran teilnimmt, bleibt diesem selbst überlassen. Was in diesem Fall für Regeln gelten, lesen Sie in unserem Artikel Betriebsausflug – Teil der Arbeitszeit?. Nur wenn jedoch alle Mitarbeiter die Möglichkeit haben teilzunehmen und es keine Bevorteilung der Chefs gibt, sondern sowohl die Auszubildenden als auch alle anderen Angestellten die gleichen Annehmlichkeiten erfahren, kann der Freibetrag für den Betriebsausflug geltend gemacht werden.

Außerdem dürfen bei der Einladung zum Betriebsausflug folgende Faktoren keine Rolle spielen: Die Stellung in der Firma, die Lohngruppe, die Dauer des Arbeitsverhältnisses oder die Abteilungs- bzw. Teamzugehörigkeit.

Die Gewährleistung, dass sowohl alle Mitarbeiter als auch die Führungskräfte gleichgestellt sind muss gegeben sein.

Ohne Probleme möglich ist es jedoch, einen Betriebsausflug ausschließlich für eine Abteilung oder ein Team zu organisieren. Doch auch hier gilt wieder: Jeder der Abteilung oder des Teams zugeordnete Mitarbeiter muss eine Einladung erhalten.

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Betriebsausflug: Was ist steuerlich absetzbar?

Um alles korrekt bei der zuständigen Finanzbehörde einzureichen, ist es wichtig zu wissen, welche Kosten Sie bei einem Betriebsausflug steuerlich geltend machen können.

Diese Betriebsausflug Kosten sind von der Steuer absetzbar:

 

  • Fahrtkosten 
  • Restaurantkosten und Essensbons
  • Eintrittskarten
  • Tourguides und Moderatoren
  • Trainer und Animateure
  • Locationmiete
  • Musikalische oder künstlerische Unterhaltung
  • Übernachtungskosten
  • Geschenke mit einem Wert bis zu 60 Euro

Wie viele Betriebsausflüge pro Jahr können steuerfrei stattfinden?

Die Regelung des steuerlichen Freibetrags für Betriebsausflüge von 110 Euro gilt lediglich für zwei Veranstaltungen im Jahr. Organisiert ein Unternehmen pro Kalenderjahr mehr Betriebsausflüge oder andere Events wie Teambuilding Maßnahmen, sind diese voll steuerpflichtig ohne jeglichen Freibetrag. Jedoch kann der Arbeitgeber selbst wählen, für welche zwei Veranstaltungen er den Freibetrag in Anspruch nehmen möchte – die zeitliche Abfolge spielt dabei keine Rolle.

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