Die Anforderungen an Veranstaltungen sind heutzutage hoch. Egal ob privates oder berufliches Event – jeder Gastgeber möchte seine Veranstaltung zu etwas ganz Besonderem machen und den Teilnehmern ein einzigartiges Erlebnis bieten. Um das zu erreichen, müssen viele Details und Einzelaspekte aufeinander abgestimmt sein und sich zu einem harmonischen Ganzen zusammenfügen. Von besonderer Bedeutung für ein gelungenes Event ist naturgemäß die Location. Den optimalen Veranstaltungsort zu finden, ist allerdings nicht immer einfach.
Wahl der perfekten Eventlocation: Mit diesen 10 Tipps finden Sie die perfekte Location für ihr Event!
Im folgenden Artikel finden Sie 10 Tipps und Anregungen, auf die Sie zurückgreifen können, wenn Sie eine Eventlocation suchen.
Darunter sind Überlegungen dazu, wie sich die Art der Veranstaltung und die Veranstaltungsgröße auf die Location-Auswahl auswirken, sowie Hinweise und Empfehlungen zum Thema Budget und Kostenkontrolle. Weiters geht der Artikel auf die zeitgerechte und vorausschauende Planung sowie Prüfschritte ein, die Sie im Vorfeld der Veranstaltung setzen sollten. Schließlich finden Sie praktische Tipps für die Durchführung der Veranstaltung und Anregungen zum Umgang mit unvorhersehbaren Änderungen und Zwischenfällen.
Generell ist zu beachten, dass sich die Location in das Gesamtkonzept der jeweiligen Veranstaltung stimmig einfügen muss. Bei aller Unterschiedlichkeit der einzelnen Events wird es immer erforderlich sein, dass der Veranstaltungsort über eine funktionierende Infrastruktur verfügt, wie Strom, Wasser und Veranstaltungstechnik (Beleuchtung, Tontechnik, etc.). Ebenso werden Sie sich als Veranstalter mit Fragen der Sicherheit und den anzuwendenden Rechtsvorschriften auseinandersetzen müssen.
1. Tipp für die Wahl der perfekten Eventlocation: Um welche Art von Event soll es sich handeln?
Obwohl heutzutage die meisten Veranstalter bei der Location-Auswahl durchaus kreativ sind und gerne herkömmliche Bahnen verlassen, muss man sich doch bewusst sein, dass nicht jede Eventlocation für jede Veranstaltung gleich gut infrage kommt. Bis zu einem gewissen Grad müssen Sie sich an der Art der Veranstaltung orientieren, wenn Sie eine geeignete Eventlocation finden wollen.
War es vor wenigen Jahrzehnten noch relativ klar, welche Locations für welche Art von Veranstaltung gewählt werden, so ist dies heute nicht mehr der Fall. Die fortschreitende Individualisierung macht sich auch hier bemerkbar. Hochzeiten werden nicht mehr nur im noblen Ambiente gefeiert, und Seminare nicht mehr nur im Seminarhotel abgehalten. Generell empfiehlt es sich, darüber nachzudenken, welche Aktivitäten bei der Veranstaltung geplant sind, unter welchem Motto das Event steht, und wie der Teilnehmerkreis zusammengesetzt ist. Wenn zum Beispiel Firmenseminare interaktiv gestaltet werden sollen, kann die Location dies unterstützen und die Auswahl dementsprechend kreativer sein, als wenn eine klassische Schulung mit Frontalvortrag geplant ist. Wichtig ist aber jedenfalls, immer genau zu prüfen, ob die gewünschte Veranstaltung an dem in Aussicht genommenen Veranstaltungsort auch wirklich technisch und organisatorisch umsetzbar ist.
2. Tipp für die Wahl der perfekten Eventlocation: Nicht nur die Teilnehmeranzahl entscheidet, wie groß die Location sein soll
Natürlich ist die Anzahl der teilnehmenden Personen ein wichtiges Kriterium, wenn Sie eine Eventlocation suchen, aber nicht das einzige. Ergänzend dazu sind weitere Aspekte zu berücksichtigen, wie zum Beispiel das Programm und der Ablauf der Veranstaltung. Ebenso, ob eine Bühne oder eine Tanzfläche aufgebaut werden sollen. Weiters ist es zum Beispiel wichtig zu wissen, ob ein einziger Raum für das Event ausreicht, oder weitere Flächen (allenfalls auch Außenbereiche oder gesonderte Bereiche für Kinder) benötigt werden.
Relevant ist auch, wie viel Bewegung in einer Veranstaltung möglich sein soll. Es macht einen Unterschied, ob Sie ein klassisches gesetztes Dinner ausrichten, oder eine Party ansteht, wo getanzt werden soll. Wichtig ist jedenfalls, dass die räumlichen Gegebenheiten bei den Teilnehmern weder das Gefühl der Enge, noch der Leere auslösen.
3. Tipp für die Wahl der perfekten Eventlocation: Kostenkontrolle
Mit dem Thema Kostenkontrolle sollten Sie sich von Anfang an auseinandersetzen. Erstellen Sie ein Veranstaltungsbudget mit klaren Limits. Anhand dessen können Sie ihre Ausgaben laufend überwachen.
Schließen Sie schriftliche Verträge ab, die möglichst wenig Spielraum offenlassen, und vereinbaren Sie nach Möglichkeit Fixpreise und Pauschalen. Sinnvoll kann es sein, mit Kooperationspartnern des Vermieters der Eventlocation zusammenzuarbeiten, weil diese oftmals günstiger sind als Dienstleister, die Sie gesondert beauftragen.
Zur Vermeidung späterer Streitigkeiten sollten Sie Qualitätskriterien und Leistungsstandards exakt definieren.
Beachten sollten Sie, dass Räume in der Regel leer vermietet werden und daher für Bühne, Bar, Mobiliar etc. meist extra Kosten anfallen. Klären sollten Sie, ob Aufschläge für Heizung und Strom zur Verrechnung kommen.
Häufig ist es ratsam, ab einer bestimmten Veranstaltungsgröße (rund 50 Personen) Sicherheitsbeauftragte einzusetzen – diese werden oft nach Stunden abgerechnet und Nachtzuschläge werden in Rechnung gestellt. Klären Sie die Konditionengestaltung vorher ab!
Bei Catering-Pauschalen gibt es sowohl bei der Preisgestaltung, als auch bei Leistungsumfang und Qualität große Unterschiede. Sorgen Sie für klare Qualitäts- und Mengenvereinbarungen.
Beim Servicepersonal sollten Sie genau darauf achten, bis zu welcher Uhrzeit es Ihnen ohne Aufschläge zur Verfügung steht.
Ein Klassiker sind Getränkepauschalen. Meist beinhalten sie nämlich nur Kaffee, Tee, Wasser und Softdrinks. Für alkoholische Getränke ist dagegen extra zu zahlen. Diese Zusatzkosten sollten Sie exakt festlegen und definieren, wann die Pauschale aufgebraucht ist.
Vereinbaren Sie auch im Detail, ob Sie Kosten nach der Veranstaltung zu tragen haben, zum Beispiel für die Endreinigung des Veranstaltungsorts oder die Abfallbeseitigung und -entsorgung.
4. Tipp für die Wahl der perfekten Eventlocation: Den Veranstaltungsraum vorab besichtigen
Sie sollten jedenfalls noch bevor Sie sich für eine Eventlocation entscheiden, diese in Augenschein nehmen. Nur so können Sie wirklich beurteilen, ob der Veranstaltungsort von seiner Atmosphäre und den Möglichkeiten her, die er bietet, zu Ihrer Veranstaltung passt. Lassen Sie sich also nicht nur von Fotos und Beschreibungen leiten, wenn Sie eine Eventlocation suchen. Buchen Sie nie ohne Lokalaugenschein, ganz egal, wie sehr Sie in Zeitnot sind oder wie viele Absagen anderer Locations Sie bereits bekommen haben. Überhastete Buchungen sind oft der Grund für spätere Frustrationen.
Wenn Sie sich für eine Location entschieden haben, sollten Sie vor Beginn der Veranstaltung noch einmal an Ort und Stelle prüfen, ob wirklich nichts fehlt und alles funktioniert, sodass Sie gegebenenfalls noch die Möglichkeit haben, gegenzusteuern.
5. Tipp für die Wahl der perfekten Eventlocation: Immer einen Plan B parat haben
Sie sollten sich bestmöglich darauf vorbereiten, dass unvorhersehbare Ereignisse Ihre Pläne durchkreuzen. So können kurzfristige Absagen bereits fix eingeplanter Gäste eintreffen oder Equipment plötzlich nicht zur Verfügung stehen. Im schlimmsten Fall sagt der Vermieter der Eventlocation kurzfristig ab.
Überlegen Sie sich, was alles passieren kann, und definieren Sie für jeden Fall Alternativen, bzw. sorgen Sie für entsprechende Ersatzlösungen (zum Beispiel beim technischen Equipment). Natürlich wird es Fälle geben, in denen Sie nicht mehr viel tun können – zum Beispiel, wenn Ihnen drei Tage vor der Veranstaltung die Location plötzlich nicht mehr zur Verfügung steht. Aber mit strukturierten Plänen und durchdachten Backups können Sie die meisten Überraschungen noch managen.
6. Tipp für die Wahl der perfekten Eventlocation: Rechtzeitig buchen
Sie sollten nie unterschätzen, wie viel zeitlicher Vorlauf erforderlich ist, um eine gelungene Veranstaltung zu organisieren. Da die Location sozusagen das Herzstück einer Veranstaltung darstellt, ist es meistens erforderlich, besonders viel Zeit in deren Auswahl zu investieren. Dazu kommt, dass interessante Veranstaltungsorte meist lange im Voraus gebucht sind. Sie dürfen nicht davon ausgehen, dass sie eine Top-Eventlocation kurzfristig finden und reservieren können. Abgesehen davon wird es in aller Regel teurer, je kurzfristiger Sie eine Location anmieten.
Eines sollten Sie auch bedenken: Wenn Sie sich zu lange mit der Buchung Zeit lassen, kann es passieren, dass Sie zunehmend in Zeitnot und Hektik geraten und schließlich bei der Wahl des Veranstaltungsortes Kompromisse eingehen müssen, welche die Qualität der Veranstaltung mindern. Abgesehen davon ist es in zeitlicher Bedrängnis nicht immer leicht, kreativ und locker zu planen. Auch dies wirkt sich üblicherweise negativ auf die Qualität der Veranstaltung aus.
7. Tipp für die Wahl der perfekten Eventlocation: Die technische Ausstattung der Eventlocation prüfen
Am Veranstaltungsort wird üblicherweise einiges an Veranstaltungstechnik eingesetzt. Dies beginnt mit der Beleuchtung und geht über Projektoren, Tonanlagen und Mikrofone bis hin zu Leinwänden und WLAN. Oft ist es so, dass die Veranstaltungstechnik über die Qualität des Events entscheidet – das heißt, dass es bei der Technik keine Pannen und Fehler geben sollte.
Überprüfen Sie daher rechtzeitig vor der Veranstaltung, ob auch wirklich alles an Veranstaltungstechnik einsatzbereit ist. Tun Sie dies zeitgerecht, können Sie entsprechendes Equipment für die Eventlocation bei Problemen noch kurzfristig anderweitig besorgen.
Mehr Informationen zu der richtigen Eventtechnik finden Sie auch in unserem Artikel “Eventtechnik: 6 Profi-Tipps für Ihre Veranstaltung” (link to corresponding post).
8. Tipp für die Wahl der perfekten Eventlocation: Klären, ob das Abschließen einer Versicherung notwendig ist
Sie sollten im eigenen Interesse bedenken, dass bei der Anmietung einer Eventlocation und der Durchführung einer Veranstaltung einige Vorschriften zu beachten sind. Dazu zählen zum Beispiel die Versammlungsstättenverordnung oder regional unterschiedliche Bestimmungen für den Betrieb von Veranstaltungslocations. Machen Sie sich im Vorfeld ein Bild über mögliche Haftungen. Üblicherweise weiß der Vermieter der Location diesbezüglich genau Bescheid. Sie sollten ihn daher um Rat fragen und insbesondere mit ihm abklären, ob der Abschluss einer Versicherung durch Sie sinnvoll oder gar erforderlich ist. Was zu vernünftigen Konditionen versichert werden kann, sollten Sie auch versichern, um sich nicht später mit Ansprüchen Geschädigter auseinandersetzen zu müssen.
9. Tipp für die Wahl der perfekten Eventlocation: Die Lage des Veranstaltungsortes gut wählen
Natürlich sollte auch die Lage der Eventlocation gut zum Gesamtkonzept der Veranstaltung passen. Ideal ist es, wenn Sie eine Eventlocation finden, zu der die Anreise möglichst einfach und mit öffentlichen Verkehrsmitteln erfolgen kann. Prüfen Sie daher eine Anbindung an das öffentliche Verkehrsnetz und bieten sie Shuttle-Services an.
Wenn bei Ihrer Veranstaltung zu erwarten ist, dass Alkohol konsumiert wird, können Sie das Gesamtpaket dadurch qualitativ aufwerten, dass Sie für Gäste Übernachtungsmöglichkeiten anbieten, sodass es keine Probleme mit der Heimfahrt gibt.
10. Tipp für die Wahl der perfekten Eventlocation: Ausreichend Parkmöglichkeiten sind ein Must-have
Es wird Fälle geben, wo es unvermeidlich ist, dass Teilnehmer mit Privatautos anreisen. Dafür empfiehlt es sich, Parkmöglichkeiten zur Verfügung zu stellen, die im Idealfall kostenfrei sind.
Fazit
Eine gelungene Veranstaltung lebt nicht nur von der Vorbereitung und vom Konzept, sondern natürlich auch sehr wesentlich vom jeweiligen Verlauf, den Gästen, der Atmosphäre, den Rahmenbedingungen und der Stimmung. Sie können aber viel im Vorfeld tun, um den Erfolg so wahrscheinlich wie möglich zu machen.
Stimmen Sie die Eventlocation auf die Art der Veranstaltung ab und berücksichtigen Sie auch die Teilnehmerzahl und die Gästestruktur.
Um unliebsame finanzielle Überraschungen zu vermeiden, widmen sie dem Thema Kostenkontrolle sowohl in der Budgetierung, als auch bei der Durchführung der Veranstaltung entsprechende Aufmerksamkeit. Versuchen Sie Unvorhergesehenes so gut es geht zu vermeiden und sorgen Sie für höchstmögliche Sicherheit, indem Sie die Eventlocation vorab besichtigen und für Überraschungen Alternativpläne erarbeiten, sowie zeitgerecht vor der Veranstaltung die technische Ausstattung einer Überprüfung unterziehen.
Wenn Sie den Veranstaltungsort rechtzeitig buchen, sparen Sie meistens Geld und können die Planung Ihrer Veranstaltung in Ruhe angehen. Erkundigen Sie sich, ob Sie Versicherungen für Ihr Event abschließen sollten.
Berücksichtigen Sie auch die Lage des Veranstaltungsorts, und denken Sie an Aspekte wie gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln und das Vorhandensein ausreichenden Parkraums.