Firmen-Sommerfest planen: Location, Catering, Tipps & mehr

So gut wie jede Firma veranstaltet in der warmen Jahreszeit ein Sommerfest für die Mitarbeiter. Gemeinsam kann man auf die bisher erreichten Erfolge anstoßen und die Kollegen von ihrer privaten Seite kennenlernen. Sommerfeste bieten aber auch Gelegenheit zum informellen Austausch. Auf so manchem Sommerfest wurden auf diese Weise Projekte ins Rollen gebracht, die sich als großer Gewinn für das Unternehmen erwiesen haben. Damit das Sommerfest ein voller Erfolg wird, ist allerdings ausreichend Planung notwendig.

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Firmen-Sommerfest: Das sollten Sie bei der Planung beachten

Ein Sommerfest lässt sich auch bei kleiner Firmengröße kaum kurz vor dem angesetzten Termin planen. Es bedarf wesentlich längerer Vorlaufzeit, und das gleich aus mehreren Gründen. Wenn Sie sich also bereits deutlich im Vorfeld an die Planung machen möchten, liegen Sie damit genau richtig. In diesem Beitrag erhalten Sie wertvolle Tipps, um Ihr Firmen-Sommerfest sorgfältig zu planen. So sparen Sie sich durch das Konzentrieren auf das Wesentliche reichlich Zeit. Sie haben bereits eine komplette Eventplanung vorliegen und suchen nach Gestaltungsideen? Dann erfahren Sie in unserem Artikel “Sommerfest Ideen: Die perfekten Firmen-Events für heiße Sommertage” (link to post) viele Anregungen, die sich einfach und ohne großen Aufwand umsetzen lassen.

Sommerfest planen Phase 1: Beginnen Sie frühzeitig mit der Planung

Sie möchten Ihr Sommerfest auf dem Firmengelände feiern? Dann entfällt das Reservieren einer bestimmten Location als Planungspunkt. Reicht der Platz jedoch für die Feier nicht aus oder Sie möchten Ihren Mitarbeitern etwas Besonderes bieten? Dann sollten Sie sich frühzeitig darum kümmern, die Location auch zu buchen. Denn besonders gesuchte und beliebte Örtlichkeiten sind oft Monate, wenn nicht sogar Jahre im Voraus ausgebucht.

Um einen Überblick über die benötigte Größe der Location zu bekommen, sollten Sie zu Beginn Ihrer Planungen die Anzahl der Gäste bestimmen. Werden lediglich die Mitarbeiter eingeladen oder sollen auch ihre Familien am Sommerfest teilnehmen dürfen? Hier sollte eher etwas großzügig geplant werden, denn auch bei Sommerfesten im Freien ist es angenehmer, reichlich Platz zur Verfügung zu haben.

Ebenfalls relativ früh in der Planungsphase sollte der Termin des Sommerfests bestimmt werden. So setzen Sie sich selbst einen Rahmen, um das Firmen Sommerfest zu organisieren. Ideal ist ein zeitlicher Rahmen von bis zu einem Vierteljahr vom Start der Planungen bis zum tatsächlichen Termin.

Natürlich muss auch das zur Verfügung stehende Budget sehr früh festgelegt werden. So wissen Sie zu jedem Zeitpunkt, welche Mittel Sie für das Organisieren der Feier ausgeben können. Ein festes Budget hat den großen Vorteil, nicht von hohen Kosten überrascht zu werden. Zwar darf es für ein Firmen-Sommerfest auch mal extravagant hergehen, dennoch sollten die Kosten die Freude an der Feier nicht trüben.

Sommerfest planen Phase 2: Haben Sie die Planung beendet, fangen Sie mit der Organisation des Sommerfestes an

Hier erfahren Sie, welche Kernbereiche Sie beachten sollten, wenn Sie ein Firmen Sommerfest organisieren:

Motto oder Thema der Feier wählen als Teil der Sommerfestplanung

Ohne die Feier unter ein bestimmtes Motto zu stellen, können Sie in Firmen kein Sommerfest organisieren. In der konkreten Orga-Phase gilt es deswegen, ein passendes Thema zu wählen. Dieses soll sich wie ein “roter Faden” durch die gesamte Veranstaltung ziehen und an unterschiedlichen Stationen und Elementen den gesamten Abend über immer wieder aufgegriffen werden. Steht Ihre Firmenfeier beispielsweise unter dem Motto “Strandparty”, dürfen die Gäste in der Einladung dazu aufgefordert werden, sich beispielsweise entsprechend zu verkleiden oder zumindest ein kleines Detail an ihrem Outfit passend zum Motto zu gestalten. Die Location erhält dann eine entsprechende Dekoration, beispielsweise mit Palmen, einem nachgebildeten Sandstrand, aufblasbaren Wasserbällen und ähnlichen Elementen. Ganz im Sinne des Mottos stehen dann auch Menü- und Getränkekarte. Es gibt aber auch die Möglichkeit, Spiele zum Motto zu veranstalten, was unvergessliche Erinnerungen schafft. Ein passendes Thema zu finden stellt Sie vor eine große Herausforderung, denn es darf nicht gezwungen wirken. Hier lohnt es sich, ein Brainstorming zu veranstalten oder Mitarbeiter nach ihren Ideen zu fragen.

Sommerfestplanung: Perfekte Location für die Feier gesucht?

Die Wahl der Location ist eine Herausforderung der besonderen Art. Kommt das Firmengelände nicht infrage, bleiben vielfältige Optionen in Form von lokal bekannten Restaurants, Parks, aber auch Schlössern, die sich auf Events spezialisiert haben. Egal, wo Sie Ihr Firmen Sommerfest organisieren wollen, die Raumgröße muss eng an die Anzahl der Gäste abgestimmt werden. Planer sollten eine Location wählen, die selbstverständlich allen Gästen komfortablen Platz bietet. Bedacht werden sollte zudem, dass die Location von den Gästen bequem zu erreichen ist und auch die Heimfahrt nicht zu lange dauert. Ideal ist eine Location mit Übernachtungsmöglichkeiten, falls einige Ihrer Gäste einen allzu weiten Heimweg haben. Zugleich darf der Raum aber auch nicht leer wirken, denn dies gibt eine seltsame, ungemütliche Stimmung ab, die sich auf Ihre Gäste überträgt. Eine geeignete Location zu finden sollte daher relativ schnell in Angriff genommen werden. Denn besonders beliebte Räumlichkeiten sind oftmals schnell an andere Firmen, Hochzeitsgesellschaften oder andere große Familienfeiern verbucht.

Köstlichkeiten per Catering-Service bestellen - das sollte bei Ihrer Sommerfestplanung nicht fehlen

Die Speisekarte und deren Angebot sind ein klassisches Gesprächsthema auf Firmenfeiern. Entsprechend sorgfältig sollte die Menüauswahl geplant werden. Sie sollte auf das Thema der Feier abgestimmt werden und wird idealerweise von einem professionellen Catering-Service übernommen. Die Möglichkeiten sind riesig: Vom Fingerfood bis zum Marktstand ist alles buchbar. Für Sommerfeste haben sich aber auch Grill-Catering und trendige Food-Trucks bewährt. So begeistern Sie Ihre Gäste und überzeugen mit Einfallsreichtum und Trendgespür. Ein professioneller Catering-Service berät Sie rund um alle Optionen, stellt Menüs anhand Ihrer Informationen zusammen, liefert vegetarische oder vegane Optionen und vieles mehr. Sind alle Rahmenbedingungen geklärt, steht dem Start des Sommerfestes nichts mehr im Weg.

Einladungen frühzeitig herausgeben gehört zur Planung des Sommerfestes

Jetzt haben Sie die Ehre, die Einladung zu produzieren und den Gästen zu schicken. Auch auf der Einladung sollte das Motto der Feier dargestellt werden. Aber natürlich muss sie Ort, Uhrzeit und alle weiteren wichtigen Informationen enthalten. Der ideale Versandzeitpunkt für die Einladungen ist einige Wochen vor der Veranstaltung. So haben Ihre Gäste die Gelegenheit, sich diesen Termin freizuhalten oder andere Termine an diesem Datum abzusagen oder zu verschieben. Alle Einladungen verschickt? Dann können Sie sich auf die nahende Firmenfeier freuen und haben genug zeitlichen Puffer, um der Planung den letzten Schliff zu geben.

Mit der richtigen Planung wird das Firmen-Sommerfest ein Erfolg

Jetzt haben Sie die Ehre, die Einladung zu produzieren und den Gästen zu schicken. Auch auf der Einladung sollte das Motto der Feier dargestellt werden. Aber natürlich muss sie Ort, Uhrzeit und alle weiteren wichtigen Informationen enthalten. Der ideale Versandzeitpunkt für die Einladungen ist einige Wochen vor der Veranstaltung. So haben Ihre Gäste die Gelegenheit, sich diesen Termin freizuhalten oder andere Termine an diesem Datum abzusagen oder zu verschieben. Alle Einladungen verschickt? Dann können Sie sich auf die nahende Firmenfeier freuen und haben genug zeitlichen Puffer, um der Planung den letzten Schliff zu geben.

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