Die Weihnachtszeit steht vor der Tür! Der perfekte Anlass, um das Team mit Hilfe einer betrieblichen Weihnachtsfeier näher zusammenzubringen. Doch eigentlich hat niemand so richtig Lust auf eine Firmenfeier, bei der man im Restaurant zusammensitzt, kleine Wichtelgeschenke austauscht und sich heimlich zu den Kindern aufs Sofa wünscht.
Dieses Jahr soll die Weihnachtsfeier mit den Kollegen etwas ganz Besonderes werden. Sie soll Spaß machen, unterhaltsam sein und vom stressigen Arbeitsalltag in der Vorweihnachtszeit ablenken. Schließlich ist ein solches Firmenevent die perfekte Gelegenheit, um sich endlich mal näher mit dem neuen Mitarbeiter zu unterhalten und bei witzigen Spielen zu erfahren, welche Persönlichkeit sich hinter dem professionellen Auftritt des Abteilungschefs verbirgt.
Wir haben für Sie einen ultimativen Guide erstellt, mit dem Ihnen die Planung eines unvergesslichen Weihnachtsfests für Sie und Ihre Mitarbeiter gelingen wird. Sie organisieren eine Weihnachtsfeier für Ihr Unternehmen in Berlin? Unser Team steht Ihnen bei der Planung und Ausführung Ihrer Ideen tatkräftig zur Seite.
Tipps & Ideen für die perfekte Weihnachtsfeier: Worauf sollte man achten?
Sie wurden damit beauftragt, die Firmenweihnachtsfeier zu planen und sind auf der Suche nach passenden Ideen? In diesem Beitrag haben wir für Sie einen Plan zusammengestellt, mit dem Ihnen die Organisation garantiert leichtfallen wird. Wir möchten sicherstellen, dass Sie bei der Vorbereitung nichts vergessen und legen deshalb die Grundsteine für eine erfolgreiche Weihnachtsfeier für Ihr Büro. Die Ideen können Sie nach eigenem Belieben weiter ausbauen und um die Vorschläge Ihrer Mitarbeiter erweitern.
Im folgenden Abschnitt gehen wir näher auf die Organisation und den Ablauf der Firmenweihnachtsfeier ein. Wir geben Ihnen Tipps, mit deren Hilfe Sie die passende Location finden, wie Sie ein köstliches Menü zusammenstellen, das jedem Teilnehmer ausgezeichnet schmeckt und wie Sie während der gesamten Planung das Budget im Auge behalten. Wenn Sie bereits häufiger für die Organisation eines Firmenevents zuständig waren, können Sie sich professionell durch unseren Guide hangeln. Doch keine Sorge, unsere Tipps und Ratschläge sind auch für absolute Organisations-Laien geeignet.
Die Firmenweihnachtsfeier richtig planen & organisieren
Spontaneität und Kreativität sind während der Weihnachtsfeier Ihrer Firma noch früh genug gefragt. Denn ganz gleich, wie detailliert Sie auch planen, irgendetwas entwickelt sich doch immer anders, sodass Sie in der Lage sein müssen, schnell Entscheidungen zu treffen. Bei der Organisation sollten Sie im Vorfeld deshalb versuchen, das Grundgerüst für das Firmenevent möglichst lückenlos zu erstellen und auch die Details einzuplanen.
Zunächst einmal müssen Sie festlegen, wer für die Planung zuständig sein wird. Sie haben mehrere Möglichkeiten. Sie selbst wurden beispielsweise von Ihrem Team oder Ihrem Chef mit der Organisation beauftragt. Entweder, Sie übernehmen die Planung des gesamten Weihnachtsevents selbst oder Sie übergeben die einzelnen Aufgaben an verschiedene Mitglieder Ihres Teams. Wofür Sie sich entscheiden, hängt beispielsweise von der Größe der Feier und der Anzahl der Teilnehmer ab. Gleichzeitig jedoch auch von Ihren Aufgaben. Wenn Sie die Weihnachtsfeier zusätzlich zu Ihren herkömmlichen Arbeitsaufträgen planen müssen, empfiehlt es sich, die Zuständigkeitsbereiche aufzuteilen. Sind Sie hingegen offiziell mit der Organisation von Events beauftragt, so gehört dies einfach zu Ihrem Job und Sie können Ihre Zeit am Arbeitsplatz dementsprechend passend aufteilen. Die Größe des Events hat Einfluss darauf, ob die Weihnachtsfeier von einer Person allein geplant werden kann oder hierfür mehrere Arbeitskollegen notwendig sind.
Bei einem kleinen Team von maximal 10 Mitgliedern, können Sie problemlos selbst überlegen, welche Location optimal ist, welches Motto herrschen soll und welches Essen aufgetischt wird. Sie haben keine Schwierigkeiten damit, das Budget im Auge zu behalten und alle Vorschläge Ihrer Teamkollegen mit in die Planungen einzubeziehen. Umfasst Ihr Team hingegen rund 50 Personen, so ist die Organisation um einiges komplexer. In einem solchen Fall würden wir empfehlen, ein professionelles Unternehmen mit der Weihnachtsfeier zu beauftragen oder die einzelnen Aufgaben an verschiedene Teammitglieder zu vergeben. Bedenken Sie außerdem auch, dass ein Event umso erfolgreicher wird, desto mehr Zeit für die Organisation bleibt. Kurzfristig können Sie vielleicht nicht mehr die Location buchen, die Sie eigentlich auserkoren hatten und auch die meisten Caterer sind besonders in der Vorweihnachtszeit bereits lange im Voraus ausgebucht. Möglicherweise müssen Sie auf ein Datum ausweichen, welches Ihnen nicht optimal erscheint.
Doch die erste Regel lautet: Bewahren Sie einen kühlen Kopf und geraten Sie auf keinen Fall in Panik. Sie werden für alle Herausforderungen eine passende Lösung finden und am Ende des Prozesses ein Firmenweihnachtsfest feiern, das jedem Teilnehmer in positiver Erinnerung bleibt.
Holen Sie sich Feedback von Ihren Arbeitskollegen
Sie stehen noch ganz am Anfang der Planung? Dann sollten Sie sich zunächst einen Überblick darüber verschaffen, wie die Weihnachtsfeiern aus den vergangenen Jahren bei Ihren Arbeitskollegen ankamen. Welche Aktivitäten sind Ihren Teamkollegen positiv in Erinnerung geblieben und welche Dinge sollten unbedingt geändert werden?
Sie müssen sich ein Event nicht von Grund auf neu ausdenken, um erfolgreich zu planen. Elemente, die in den letzten Jahren sehr gut angekommen sind und bei Ihren Arbeitskollegen Freude ausgelöst haben, können selbstverständlich gerne übernommen werden. Bei dieser Gelegenheit können Sie auch gleich herausfinden, ob Ihre Mitarbeiter konkrete Vorschläge und Ideen für die Weihnachtsfeier haben. Eine solche Sammlung an Ideen spart Ihnen Arbeit und eröffnet die Möglichkeit, alle Teammitglieder aktiv in die Gestaltung des Events einzubeziehen. Auf diese Weise können sie sich besser mit den Aktivitäten identifizieren und freuen sich darüber, eingebunden zu werden.
Firmenweihnachtsfeier: Mit Kollegen, Geschäftspartnern und Co.?
Eine Entscheidung, die ebenfalls zu Anfang der Planung getroffen werden muss, ist: Wer wird eingeladen? Möglicherweise wurden Ihnen dies bereits von Ihrem Vorgesetzten mitgeteilt oder es gibt eine bestimmte Tradition, weshalb die Frage nicht getrennt beantwortet werden muss.
Ist dies nicht der Fall, so setzen Sie sich mit Ihrem Chef zusammen und überlegen Sie gemeinsam, in welchem Rahmen die Firmenweihnachtsfeier stattfinden soll. Werden nur die direkten Teammitglieder eingeladen oder sollen auch die Geschäftspartner und andere firmennahe Menschen zur Weihnachtsfeier erscheinen? Von dieser Entscheidung hängt sehr viel ab, denn das Programm wird auf die Anzahl der Teilnehmer ausgerichtet. Sowohl Location als auch Essen werden so ausgewählt, dass sie optimal zu den Gästen passen.
Behalten Sie das Budget im Blick
Wenn Sie nicht bereits zu Anfang ein festes Budget vorgegeben bekommen haben, wird es spätestens jetzt Zeit, dies zu ermitteln. Die Höhe des Budgets richtet sich nach der Größe des Unternehmens, sowie nach der Bedeutung, die der Weihnachtsfeier mit Kollegen zugemessen wird. Wenn Sie das Gesamtbudget erhalten haben und wissen, wie viele Menschen eingeladen werden, können Sie im nächsten Schritt das Pro-Kopf-Budget ermitteln.
Auf die Höhe des Budgets hat ebenfalls Einfluss, welche Bedeutung dem Weihnachtsfest zukommt. Handelt es sich um ein Treffen unter direkten Kollegen, bei dem ein familiäres, gemütliches Ambiente entstehen soll? Oder werden Geschäftspartner anwesend sein, die es zu beeindrucken gilt?
Legen Sie den passenden Termin fest
Grundsätzlich haben Sie umso mehr Freiheiten in der Terminfestlegung, desto früher Sie mit der Planung der Weihnachtsfeier beginnen. Aus diesem Grund möchten wir Ihnen ans Herz legen, das Datum möglichst zu Beginn der Planung auszuwählen. Konzentrieren Sie sich bei dieser Entscheidung darauf, welcher Termin aus Sicht des Unternehmens und der Teilnehmer gut passt. Soll es sich um einen Wochentag handeln oder möchten Sie Ihr unvergessliches Event an einem Wochenende planen?
Am Wochenende werden die meisten Locations bereits sehr früh ausgebucht. Unter der Woche ist es hingegen schwer, am Abend in eine ausgelassene Stimmung zu kommen. Schließlich müssen alle Arbeitskollegen am nächsten Tag wieder pünktlich im Büro erscheinen. Es gilt mehrere Einflussfaktoren zu beachten. Wir empfehlen eine Abstimmung, die persönlich oder virtuell durchgeführt werden kann. Auf diese Weise können Sie sich bereits ein Bild davon machen, welchen Wochentag Ihre Teamkollegen bevorzugen. Wenn die Anzahl der Teilnehmer überschaubar ist, können Sie die Umfrage direkt im Büro durchführen. Ansonsten empfehlen wir beispielsweise eine Doodle Umfrage, die sich kostenlos über das Internet anlegen lässt.
Die Planung des Rahmenprogramms
Der Termin und die Teilnehmerliste stehen? Als nächstes geht es an den Entwurf eines Rahmenprogramms. Wenn Sie sich dazu entscheiden, Ihr Event mit uns gemeinsam zu planen, dann besprechen wir im Rahmen eines Brainstormings, welches Motto Ihnen passend erscheint. Möchten Sie eine elegante Dinnerparty veranstalten oder wird das Event einen gemütlichen, familiären Stil haben?
Wenn das Motto ausgewählt ist, können wir ein Programm aus Aktivitäten zusammenstellen, das zu diesem Oberbegriff passt und alle Anwesenden perfekt einbindet. Sie können beispielsweise ein Weihnachtsquiz erstellen, bei dem die Stimmung automatisch aufgelockert wird. Für die Weihnachtsfeier in Berlin empfehlen wir persönlich beispielsweise eine Location, von der Sie eine spektakuläre Aussicht über die Skyline der Hauptstadt haben.
Bei einer winterlichen Stadtrallye kommen alle Teilnehmer auf ihre Kosten und lernen die Stadt auf einer ganz neuen Ebene kennen. Kaum zu glauben, dass man so viele Teile der Innenstadt noch gar nicht so genau betrachtet hatte. Beim gemeinsamen Lösen der Rätsel ergeben sich Gespräche zwischen Arbeitskollegen, die sich im Alltag kaum zu Gesicht bekommen.
Ein weiteres ausgesprochen beliebtes Konzept ist ein gemeinsamer Weihnachtsfeier Kochkurs. Bereits im Voraus sammeln Sie gemeinsam Ideen und besprechen beispielsweise, aus welchem Land Ihr Weihnachtsessen kommen soll. Anschließend buchen Sie das Event bei einer unserer Kochschulen in Berlin, die Sie liebevoll empfängt und Sie zu einem unvergesslichen Kochabend bei weihnachtlicher Stimmung einlädt.
Sie sind neugierig geworden und möchten sich unsere Weihnachtsfeier-Konzepte genauer ansehen? Eine Übersicht erhalten Sie hier.
Die passende Location für die Weihnachtsfeier finden
Wenn Sie sich für eines unserer Firmenweihnachtsfeier-Pakete entscheiden, ist die Location in den meisten Programmen bereits mit inbegriffen. Möchten Sie hingegen ein ganz eigenes Konzept, so müssen Sie nach der Erstellung des Rahmenprogramms nach der passenden Location suchen. Achten Sie hierbei vor allem auf Größe, Lage und Aussehen des Ortes, an dem Sie Ihr Firmenweihnachtsfest planen. Weihnachten ist eine Jahreszeit, in der die Menschen näher zusammenrücken, gerne an ausgefallenen Spielen teilnehmen und sich über Gemütlichkeit freuen. Nutzen Sie dieses Wissen, um die passende Location für Ihr Firmenevent zu finden.
Die Größe muss unbedingt stimmen, denn wenn die Location zu klein ist, drängen sich die Teilnehmer zu dicht aneinander. Ist sie hingegen zu groß, so kommt keine gemütliche Stimmung auf und es sieht eher so aus, als wären nicht alle Gäste erschienen.
Darüber hinaus ist es wichtig, dass der Ort, an dem die Weihnachtsfeier des Unternehmens stattfindet, gut zu erreichen ist. Achten Sie deshalb unbedingt auf die Anfahrtsmöglichkeiten und behalten Sie hierbei unterschiedliche Verkehrsmittel im Auge.
Nutzen Sie das Potenzial der Location. Besonders zu Weihnachten lassen sich die Räumlichkeiten wunderschön schmücken. Achten Sie darauf, dass die Dekoration zum Motto der Feier passt, um die gewünschte Stimmung zu erzeugen.
Erstellen Sie ein leckeres Weihnachtsfeiermenü
Sie haben sich für eine Location entschieden? Dann sollten Sie sich als nächstes um das Essen kümmern. Allgemein gibt es keine vorgeschriebenen Regeln, doch Sie müssen selbstverständlich darauf achten, dass Ihr Gesamtkonzept zusammenpasst. Bei einer eleganten Dinnerparty ist es unüblich, die Teilnehmer darum zu bitten, sich am Buffet zu beteiligen. Handelt es sich um eine Weihnachtsfeier im kleinen Kreis, so können Sie eine Liste erstellen, auf der jeder Gast eintragen kann, welche Speisen oder Getränke er mitbringt. Bei einer größeren Party bietet es sich an, einen Catering Service zu engagieren. Je nach Location gibt es womöglich bereits eine hauseigene Gastronomie, die Sie nutzen können. Viele Orte, an denen Weihnachtsfeiern und andere Events gefeiert werden, arbeiten eng mit Partner Caterern zusammen. Informieren Sie sich ausführlich, um einen Service zu finden, der optimal zu Ihrem Konzept und den Wünschen der Gäste passt.
Wenn Sie ein Kochevent buchen, können Sie in den meisten Fällen aus einer Liste möglicher Speisen auswählen, welche Gerichte Sie im Rahmen der Firmenweihnachtsfeier kochen möchten. Entscheiden Sie sich unbedingt für Speisen und Getränke, die alle Gäste verzehren können und achten Sie dabei darauf, welche Unverträglichkeiten und spezielle Ernährungsgewohnheiten vorliegen.
Der Austausch von Geschenken sorgt für eine gemütliche, feierliche Stimmung
Geschenke dürfen zu Weihnachten selbstverständlich nicht fehlen. Es gibt einige witzige Ideen, mit denen Sie den Austausch noch unterhaltsamer gestalten können. Hierzu gehören beispielsweise:
- Ein bestimmtes Motto: Jedes Geschenk muss sich einem übergeordneten Motto zuweisen lassen. Es kann sich hierbei um ein Zitat handeln, um eine Jahreszeit oder um eine andere unterhaltsame Idee. Lassen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf und tauschen Sie sich gerne auch aktiv mit Ihren Arbeitskollegen aus, um ein Motto festzulegen, das allen gefällt.
- Ein Wertbetrag: Die Geschenke müssen alle derselbe Wert sein. Auf diese Weise verhindern Sie, dass Geschenke gemacht werden, die sich zu sehr unterscheiden. Im Vordergrund sollen Kreativität und Liebe zum Detail stehen, nicht der Kaufpreis, zu welchem der Gegenstand erstanden wurde.
Passen Sie den Austausch der Geschenke an die Anzahl der Teilnehmer an. Bei einem kleinen Fest werden die Personen beispielsweise ausgelost. Bei einer großen Weihnachtsfeier, bei der das gesamte Unternehmen anwesend ist, kann der Austausch auf die einzelnen Arbeitsteams heruntergebrochen werden. Auf diese Weise beschenken Sie Menschen, mit denen Sie im Alltag täglich zu tun haben und über deren Interessen Sie etwas wissen.
Buchen Sie mit Tagewerk eine lustige Firmenweihnachtsfeier – ausgelassene Partystimmung inklusive
Wir haben Ihnen in diesem Beitrag ausführlich erklärt, welche Schritte Sie bei der Planung Ihrer Firmenweihnachtsfeier beachten müssen, um ein gelungenes Event zu organisieren. Selbstverständlich können Sie die Reihenfolge der Aufgaben an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen. Jedes Unternehmen ist anders aufgebaut, weshalb der Prozess der Organisation sehr individuell ist.
Wenn Sie sich dazu entscheiden, bei Tagewerk ein Weihnachtsfeier-Paket zu buchen, dann setzt sich unser Team persönlich mit Ihnen zusammen, um das Programm optimal auf die Ansprüche und Wünsche Ihrer Firma anzupassen. Wir freuen uns darauf, mit Ihnen gemeinsam eine Weihnachtsfeier zu planen, die Ihren Teamkollegen noch viele Jahre in positiver Erinnerung bleiben wird.