Ein Gala-Abend ist ein außergewöhnliches Event, das den Gästen lange in Erinnerung bleibt. Die Veranstaltungen lassen sich problemlos für mehrere hundert Gäste organisieren. Eine optimale Vorbereitung ist unerlässlich. Es ist notwendig, einen passenden Raum zu mieten, für die Gestaltung und die Dekoration zu sorgen und das Unterhaltungsprogramm zu organisieren. Das leibliche Wohl der Gäste spielt bei der Planung eines Gala-Events eine zentrale Rolle. In der erweiterten Planung ist es wichtig, den Gästen Möglichkeiten für die An- und Abfahrt anzubieten. Und nicht zuletzt muss für eine sichere Garderobe und saubere Waschräume gesorgt werden. Für die umfassende Planung sind in der Regel mehrere Monate erforderlich. Möchten Sie ein Gala-Event organisieren lassen, empfiehlt es sich, eine erfahrene Eventagentur mit der Planung zu beauftragen. tagewerk verfügt über ein hohes Maß an Erfahrung, besonders was die Planung von Events für Firmen- und Unternehmensfeiern betrifft. Alternativ können Sie die Eventplanung von tagewerk selbstverständlich auch für ein großes privates Fest in Anspruch nehmen.
Was ist ein Gala-Abend?
Was genau ist ein Gala-Abend? Sicher haben Sie eine bestimmte Vorstellung, wenn Sie den Begriff hören. In der Regel werden diese Veranstaltungen von großen Firmen oder Unternehmen organisiert. Es kann ein bestimmter Anlass vorliegen, etwa ein Firmenjubiläum. Es gibt aber auch Unternehmen, die für ihre Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen, etwa einmal jährlich, einen Gala-Abend organisieren. Alle Mitarbeiter sind zu diesem Event eingeladen. Mit einer solchen Veranstaltung möchten sich viele Arbeitgeber bei ihren Beschäftigten für den täglichen Einsatz bedanken und das Gefühl der Zusammengehörigkeit unter den Kollegen stärken. Weitere Anlässe für die Planung eines Gala-Abends sind Treffen mit bedeutsamen Geschäftspartnern oder ein Empfang, der treue Kunden willkommen heißt.
Der Begriff kommt aus dem Spanischen
Der Begriff “Gala” hat seinen Ursprung im Spanischen. Er steht für eine elegante, festliche Bekleidung. Mittlerweile hat sich die Nutzung dieses Begriffes jedoch gewandelt. Es wird eher in seiner amerikanischen Bedeutung verwendet. In diesem Kontext handelt es sich um ein Event zu einem besonderen Anlass, bei dem von den Gästen das Tragen formeller Kleidung erwartet wird. Diese Kleidungsvorschriften existieren nach wie vor. Sie können abhängig von der Ausrichtung des Events jedoch aufgeweicht werden. So ist bei einem Fest, das für Sportler organisiert wird, auch legere Kleidung gestattet. Gleiches gilt, wenn das Event für die Beschäftigten eines Unternehmens ausgerichtet wird. Hier herrscht die Pflicht zu Anzug und Abendkleid in der Regel nicht vor.
Unsere Top-Tipps für den perfekten Gala-Abend: Organisieren Sie ein unvergessliches Event
Ziel eines Gala-Abends ist es, den Menschen angenehme Stunden zu bereiten, die unvergesslich sind. Unabhängig von der Größe des Events ist eine perfekte Vorbereitung der Schlüssel zu einem Abend, der noch lange im Gespräch bleiben wird. Arbeiten Sie bereits bei Ihren ersten Planungsgedanken mit einem Profi zusammen. Die Eventagentur tagewerk hat viel Erfahrung bei der Ausrichtung von großen Festen. Die Experten helfen Ihnen, Ihre individuellen Vorstellungen umzusetzen.
1. Tipp: Gala-Abend im Team planen
Möchten Sie einen Gala-Abend planen, haben Sie eine große Aufgabe vor sich. Sie organisieren ein besonderes Event, das lange in Erinnerung bleiben wird. Spannung und Eleganz sind ebenso wichtige Begleiter des Abends wie eine Prise Prunk und Glamour. Bereits bei Ihren ersten Gedanken zur Veranstaltung wissen Sie grob, wie sich die Gästeliste zusammensetzen wird. Rund um diese Zusammensetzung sollten Sie den Abend planen.
Ausreichend Zeit für die Planung nehmen
Einen großen und gelungenen Gala-Abend organisieren Sie nicht in wenigen Tagen oder Wochen. In der Regel beginnen Sie mehrere Monate vor dem Termin mit der Planung. Je mehr Zeit Sie haben, desto perfekter können Sie organisieren. Sie haben viel Arbeit vor sich, die jedoch Spaß macht und in einem unvergesslichen Abend endet. Am Anfang steht das Gespräch. Berufen Sie ein Meeting ein uns stellen Sie ein Team von Verantwortlichen zusammen, die die Planung unterstützen. Treffen Sie sich zu einem ersten Brainstorming und notieren Sie die Ideen und Vorschläge, die sich aus diesem ersten Gedankenaustausch ergeben.
2. Tipp: Die perfekte Location finden
Die Wahl der passenden Gala-Dinner-Location ist ein erstes zentrales Element der Planung. Wenn Sie rechtzeitig mit dem Sammeln von Ideen beginnen, werden Sie mit einer mehr oder weniger freien Wahl belohnt. Bedenken Sie, dass die Auswahl an attraktiven Locations auch in strukturstarken Regionen nicht unbegrenzt ist. Ein schönes Herrenhaus oder Schloss ist immer der perfekte Rahmen. Das wissen aber auch andere Planer. Angesichts dessen zahlt es sich aus, wenn Sie sich im ersten Schritt um die Location Gedanken machen und diese rechtzeitig reservieren. Auf einem Rundgang finden Sie heraus, ob sich die Räume für das von Ihnen geplante Event eignen. Behalten Sie die Dekoration, den groben Ablauf des Gala-Abends und die Anzahl der Gäste im Hintergrund. Wichtig ist außerdem, dass sich die Location für die geplante Anzahl der Gäste eignet. Sie darf nicht zu groß sein, denn dann könnten sich die Gäste verloren vorkommen. In jedem Fall muss sichergestellt sein, dass jeder Gast einen Platz hat. Eine Bühne dient der Unterhaltung, eine freie Fläche für den Tanz ist ebenfalls erforderlich.
Gala-Abend als besondere Form des Events
Beachten Sie, dass Sie die Erwartungen Ihrer Gäste nicht nur erfüllen müssen. Ihre Aufgabe ist es, die Erwartungen zu übertreffen, denn der Gala-Abend ist in seiner Form ein besonderes Event, das rundum perfekt sein muss. Haben Sie eine passende Location gefunden, beginnt die Arbeit im Detail. Bereits in dieser Phase ist es hilfreich, wenn Sie mit einer Eventagentur wie tagewerk zusammenarbeiten. Das Zusammenspiel von Einrichtung, Beleuchtung und Dekoration muss einfach perfekt sein. Achten Sie auf hochwertige Möbel. Stimmungsvolle Beleuchtungskonzepte und eine leise Hintergrundmusik. Kulinarische Köstlichkeiten und edle Getränke runden den Abend ab.
3. Tipp: Das passende Thema auswählen
Ein Gala-Abend benötigt ein Thema. Wenn Sie ein solches für Ihr Event definieren, geben Sie eine Richtung vor, die den Gästen bereits mitteilt, was sie erwartet. Themenabende sind sehr lebhaft. Sie schreiben indirekt eine Kleiderordnung vor und versetzen die Gäste in eine andere Welt. Hier ist Ihre Kreativität gefragt! Sie können eine bestimmte Jahreszeit als Thema definieren oder Sie konzentrieren sich auf eine Branche, zu der Sie ein Event gestalten. Es kann die Branche sein, in der Sie arbeiten, dies ist aber kein Muss. Interessant sind auch Events, die sich mit der Historie auseinandersetzen. Vielleicht entführen Sie Ihre Gäste in ein anderes Jahrhundert? Haben Sie ein Thema definiert, orientiert sich das gesamte Event daran. Dies betrifft nicht nur die Kleidung oder die Musik, sondern auch den gesamten Rahmen und das Dinner, das Sie servieren lassen möchten.
4. Tipp: Kleiderordnung noch vor den Einladungen festlegen
Die Kleiderordnung spielt bei einem Gala-Abend eine zentrale Rolle. Die brennende Frage, was die Gäste tragen sollen, können Sie beantworten, indem Sie ein Thema für das Event festlegen. Möchten Sie das nicht, sollten Sie bereits vor dem Versand der Einladungen ankündigen, welchen Dresscode Sie wünschen. Die Gäste sollten ausreichend Zeit bekommen, Ihr Outfit an die Kleidervorschrift anzupassen. Nicht jeder möchte ein Kleidungsstück von der Stange tragen. Der Besuch beim Schneider und die Entwicklung individueller Ideen für das Outfit benötigt Zeit. Diese Zeit sollten Sie Ihren Gästen geben.
Formeller Anlass fordert entsprechende Kleidung
Laden Sie Kunden oder Geschäftspartner zu einem Gala-Abend ein, können Sie nicht zwingend davon ausgehen, dass jeder eine große Auswahl formeller Kleidung in seinem Schrank hat. Hier kommt es auf die Branche an. Mit Sicherheit möchte jedoch jeder Gast durch angemessene Kleidung den Respekt vor der Veranstaltung und den Dank für die Einladung ausdrücken. Beides sollten Sie ermöglichen, indem Sie rechtzeitig ankündigen, welchen Dresscode Sie von den Gästen erwarten. Als klassischer Dresscode gelten das Abendkleid für die Dame und der Anzug für den Herren. Abhängig vom Motto des Gala-Abends können aber auch Kostüme gefordert sein.
5. Tipp: Einladungen frühzeitig versenden
Die Einladung zum Gala-Dinner sollte an die Gäste rechtzeitig herausgehen. Sicher möchten Sie zahlreiche Absagen verhindern, weil Ihre Gäste bereits anderweitige Verpflichtungen haben. Darüber hinaus kann der Dresscode für den einen oder anderen Gast eine Herausforderung sein, die etwas Zeit in Anspruch nimmt. Somit ist es empfehlenswert, die Einladungen möglichst früh zu versenden. Ein Zeitraum von mehreren Monaten gilt als angemessen, die Gäste werden die Einladung sicher nicht vergessen. Viele Gäste werden in ihrem Leben nicht häufig zu einem pompösen Empfang eingeladen und möchten sich entsprechend vorbereiten.
Einladungskarten drucken lassen
Beachten Sie, dass der Druck der Einladungskarten Zeit in Anspruch nehmen kann. Sie müssen ein schönes Design für die Karten entwickeln und der Druckerei Raum für die Umsetzung geben. Diese Zeit sollten Sie ebenfalls als Vorlauf im Blick behalten.
Digital oder analog
Ob Sie die Einladungen digital oder analog versenden, kommt auf die Zeit an, die Sie zur Verfügung haben. Kurzfristige Einladungen können ebenso per Mail versendet werden wie Einladungen zu Events, die eher von der jüngeren Zielgruppe besucht werden.
6. Tipp: Das passende das Catering auswählen
Das Buffet ist eines der zentralen Elemente für jeden Gala-Abend. Planen Sie es ebenso gründlich wie den Dresscode und die anderen Ideen für den Abend. Wichtig ist, dass das Dinner zu dem Motto des Abends passt. Grundsätzlich haben Sie die Wahl zwischen einem Buffet und einem Menü, das in mehreren Gängen am Tisch serviert wird. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile, die Sie gegeneinander abwägen sollten. Darüber hinaus sollten Sie Snacks und kleine Goodies planen, mit denen Sie Ihre Gäste verwöhnen können. Achten Sie außerdem auf eine breite Auswahl an Getränken. Eine Martini-Bar kommt bei vielen Gästen gut an. Sie sollten aber auch eine Auswahl an Bieren, Weinen und alkoholfreien Getränken bereithalten. Arbeiten Sie mit einem Catering-Dienstleister zusammen, der ausreichend Erfahrung besitzt und alle Aufgaben in Bezug auf die Organisation übernimmt. Empfehlenswert ist hier Elements Catering. Das Unternehmen ist für seine Liebe zum Detail und als passionierter Food Entertainer bekannt. Auch die Eventagentur tagewerk verfügt über viel Erfahrung bei der Organisation eines Caterings mit kulinarischen Köstlichkeiten.
7. Tipp: Kosten kalkulieren und alle möglichen Ausgaben berücksichtigen
Die Kosten für das Gala-Dinner sollten gut kalkuliert werden. In diesem Kontext ist es wichtig, dass wirklich alle Kosten Berücksichtigung finden. Empfehlenswert ist die Festlegung eines maximalen Budgets. Dieses sollten Sie nicht überschreiten, um die Kosten im Griff zu behalten und mit dem Event Ihrer Finanzen nicht über Gebühr zu belasten. Es gibt Positionen, die in jedem Event enthalten sind. Dazu gehören:
- Essen
- Trinken
- Werbung
- Dekoration
8. Tipp: Rahmenprogramm sollte gut überlegt werden
Einen großen Wert sollten Sie auf die Organisation der Gala-Dinner-Programme legen. Das Entertainment ist neben der kulinarischen Versorgung eines der zentralen Elemente für ein gelungenes Fest. Ihre Gäste erinnern sich in erster Linie an das gute Essen und an das Rahmenprogramm. Engagieren Sie eine Liveband für Musik und Tanz. Beides darf nicht vom Band kommen. Bei Themenevents können Sie Clowns, Artisten, Burleske-Künstlerinnen oder Varietékünstler engagieren. Auch Tiershows sind außerordentlich beliebt. Eventagenturen wie tagewerk helfen Ihnen bei der Organisation des Eventprogramms.
9. Tipp: Gastgeschenke wählen, die im Gedächtnis bleiben
Gastgeschenke runden die Einladung zu einem Gala-Abend ab. Sie planen diese Geschenke nur für besondere Gäste ein. Überreichen Sie die Gastgeschenke am Ende des Abends. Sie können ein solches Geschenk sehr gut mit der Werbung für Ihr Unternehmen verbinden. So werden gern Geschenke präsentiert, die mit einem Firmenlogo versehen sind. Personalisierungen mit dem Namen des Gastes sind sehr gern gesehen. Gastgeschenke machen nicht nur Freude, sie sind auch eine Erinnerung an einen besonderen Abend.
10. Tipp: Vergessen Sie nicht, das Event zu vermarkten
Setzen Sie das Gala-Event gezielt für das Marketing ein. So können Sie Gala-Dinner-Bilder auf sozialen Netzwerken wie Facebook, Twitter, Instagram oder Snapchat posten. Vergessen Sie jedoch nicht die analogen Maßnahmen für Gäste, die nicht in den sozialen Netzwerken unterwegs sind.
Fazit: Buchen Sie Ihren Gala-Abend mit tagewerk
Ein Gala-Abend ist ein besonderes Event, das einer perfekten Organisation bedarf. Dann wird er zu einem unvergesslichen Erlebnis. Mit einem Partner wie tagewerk legen Sie die Organisation in erfahrene Hände. Kontaktieren Sie uns und wir organisieren einen perfekten Gala-Abend, der vollständig nach Ihren Wünschen ausgerichtet ist. Von der perfekten Location über köstliches Catering bis hin zu einem spannenden Rahmenprogramm und unvergesslicher Dekoration.