Ein Kick-Off Event ist der Startschuss, der einen neuen Zeitabschnitt einleitet. Es gibt viele verschiedene Formen von Kick-Off Events, darunter solche, die in einem Unternehmen beispielsweise das neue Geschäftsjahr einläuten. Doch es muss sich nicht immer um eine riesige Veranstaltung handeln. Im Rahmen eines Kick-Off Meetings wird die aktive Arbeit an einem Projekt begonnen. Dieses Meeting erfolgt, wenn die Projektplanung abgeschlossen ist. Jedes Teammitglied weiß, was es zu tun hat. Dennoch ist es überaus wichtig, zu Anfang einer neuen Arbeitsperiode ein Kick-Off Event zu veranstalten, um letzte Anweisungen zu geben. Darüber hinaus übernimmt dieses Event eine wichtige, motivierende Rolle. Es dient dazu, die Mitarbeiter auf eine arbeitsreiche Zeit einzustimmen und legt den Grundstein für eine kommunikative, transparente und positive Zusammenarbeit.
Wir erklären Ihnen, worauf Sie bei der Planung und Ausführung eines solchen Kick-Off Events zu achten haben. Schließlich soll diese Veranstaltung, sei es nun eine Firmenfeier oder ein Meeting, einen bleibenden Eindruck bei den Teilnehmern hinterlassen.
Unsere 10 Tipps für eine erfolgreiche Kick-Off Veranstaltung
Wir möchten, dass Sie mit Ihrem Kick-Off Event sehr erfolgreich sind und die Veranstaltung bei allen Teilnehmern aus Ihrem Unternehmen oder Ihrem Team einen langfristigen, positiven Eindruck hinterlässt. Ein Kick-Off Event hat einen großen symbolischen Wert. Jeder Mitarbeiter weiß bereits, worauf in den nächsten Monaten hingearbeitet werden wird. Doch auch wenn dieses Wissen vorhanden ist, dürfen motivierende Strategien keinesfalls unterschätzt werden. Sie haben einen großen Einfluss auf den Erfolg eines Teams, schließlich legen sie den Grundstein für die kommende Zusammenarbeit. Aus diesem Grund sind Kick-Off Veranstaltungen eine überaus gute Maßnahme, um Arbeitsteams oder Abteilungen zusammenzuführen. Die Teilnehmer haben die Möglichkeit, sich näher kennenzulernen. Zuständigkeiten werden deutlich kommuniziert, um mögliche Missverständnisse und Konflikte zu vermeiden. Darüber hinaus wird auf einem solchen Event sichergestellt, dass sich alle Mitglieder eines Teams auf demselben Stand befinden. Der Start in ein neues Projekt erfolgt gemeinsam und ist von guter Kommunikation, Teamgeist und einem übergeordneten Ziel geprägt.
Sie wurden damit beauftragt, ein Kick-Off Event zu planen und durchzuführen? Wir geben Ihnen 10 hilfreiche und praxisnahe Tipps, mit denen es Ihnen gelingen wird, eine erfolgreiche Kick-Off Veranstaltung zu organisieren:
1. Tipp: Eine ausführliche Vorstellung des Teams
Teile des Teams haben sich während der Projektplanung möglicherweise bereits kennengelernt. Trotzdem ist es wichtig, dass Sie zu Anfang des Kick-Off Events eine ausführliche Vorstellung einbauen. Auf diese Weise geben Sie den Teilnehmern die Möglichkeit, sich auf menschlicher Ebene näherzukommen. Die Projektarbeit im Team ist ein kräftezehrender Prozess. Wenn die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern nicht optimal funktioniert, können die Humanressourcen nur eingeschränkt ausgeschöpft werden. Es ist jedoch überaus wichtig, das volle Potenzial eines Teams ausschöpfen zu können. Nur so kann sichergestellt werden, dass ein Arbeitsteam überragende Ergebnisse liefert. Es ist weitaus besser, sich persönlich verständigen zu können und dabei auch einige Informationen über die Mitarbeiter zu kennen, als ausschließlich über E-Mail und Telefon zu kommunizieren, ohne einen persönlichen Bezug aufzubauen.
2. Tipp: Eine eingehende Erläuterung der übergeordneten Ziele und der Projektinhalte
Die Ausführung dieses Tipps hängt stark von der bereits geleisteten Vorarbeit ab. Handelt es sich um ein Projekt, das in den vergangenen Wochen bereits als Team geplant wurde? Oder findet das Arbeitsteam während des Kick-Off Events zum ersten Mal zusammen? Wenn bereits Vorarbeit geleistet wurde, dann ist normalerweise jedem Mitglied des Teams bewusst, welche Aufgaben in den kommenden Wochen und Monaten anstehen. Fand keine gemeinsame Planung statt, so sollten Sie als Projektleitung unbedingt die übergeordneten Ziele schildern und den Inhalt des Projekts näher beschreiben. Auf diese Art und Weise schaffen Sie eine gemeinsame Basis.
3. Tipp: Geben Sie dem Projekt einen prägnanten Namen
Zu den beliebtesten Gruppenaufgaben während der Kick-Off Veranstaltung gehört es, einen einfallsreichen Projektnamen zu finden. Hier zeigen sich bereits erste Dynamiken und die Grundlage für eine zukünftig funktionierende Kommunikation wird geschaffen. Mit der Suche nach einem Projektnamen, der einprägsam und einfallsreich ist, werden erste Hürden eingerissen. Schließlich handelt es sich hierbei um eine kreative Aufgabe, bei der die Projektarbeit mit Witz begonnen wird. Gleichzeitig handelt es sich hierbei keinesfalls um einen Lückenfüller. Es ist gar nicht so leicht, Aufgaben für das Kick-Off Event zu finden, die unterhaltsam und nützlich zugleich sind. Die Mitglieder des Arbeitsteams beginnen sofort, sich mit dem Projekt zu identifizieren. Sie sind Teil dieses Projekts und erkennen, dass Sie Entscheidungen gemeinsam treffen können. Auf diese Weise steigt die Vorfreude auf die Zusammenarbeit.
4. Tipp: Zuständigkeiten und Aufgaben müssen zugeteilt und erläutert werden
Um Missverständnisse zu vermeiden und bereits zu Anfang festzulegen, wie die Projektarbeit in den kommenden Monaten gestaltet werden wird, müssen beim Kick-Off Event die Zuständigkeiten geklärt werden. Wenn es sich um ein großes Projekt handelt und Sie sich im Voraus schon eine feste Rolle für jeden Mitarbeiter überlegt haben, dann ist dies der Zeitpunkt, an dem Sie die verschiedenen Aufgaben erklären. Sie könnten dies theoretisch mit jedem Teammitglied in einem Einzelgespräch tun, doch wenn Sie die Rollenverteilung in der Gruppe klären, dann schaffen Sie einen unmissverständlichen Überblick. Alle haben die Möglichkeit, sich ihre eigenen Aufgaben und die Rollen ihrer Mitarbeiter einzuprägen. Bei Fragen wissen sie, an wen sie sich wenden können. Dadurch wird ebenfalls deutlich, welche Kommunikationswege während der Projektarbeit entstehen werden.
5. Tipp: Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder auf demselben Stand sind
Wenn Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen aufeinandertreffen, so verfügen sie über sehr unterschiedliches Wissen. Für die gemeinsame Arbeit an einem Projekt ist es jedoch wichtig, dass alle Teilnehmer auf demselben Stand sind. Nachdem Sie einen groben Überblick gegeben haben, sollten Sie an dieser Stelle stärker ins Detail gehen. Machen Sie sich ein Bild von den Wissenslücken, die möglicherweise bestehen. Ein Großteil des benötigten Wissens ist in der Gruppe bereits vorhanden. Es muss nur noch für einen Austausch gesorgt werden, damit die Informationen an alle Mitglieder verteilt werden. Stellen Sie Themen, Fähigkeiten und Strategien, die für die Projektarbeit auf direktem Wege wichtig sind, in den Vordergrund.
Da viele Informationen in kurzer Zeit aufgenommen werden müssen, sollten Sie auf eine prägnante Ausdrucksweise achten. Nebensächliche Inhalte können im Laufe der Zeit geklärt werden. Sie möchten die Teilnehmer der Kick-Off Veranstaltung schließlich nicht überfordern.
6. Tipp: Legen Sie die Kommunikationswege und -mittel für die Beteiligten fest
Die gemeinsame Arbeit an einem Projekt erfolgt häufig von verschiedenen Standorten aus. In einigen Fällen befinden sich diese Standorte sogar in unterschiedlichen Ländern. Da die Kommunikation bei der Teamarbeit ein wichtiger Erfolgsfaktor ist, sollten die Kommunikationsmittel und -wege bereits beim Kick-Off Event geklärt werden. Informationen können beispielsweise in direkten Gesprächen, per E-Mail, im Telefonat, bei Skype oder mit Hilfe anderer Mittel ausgetauscht werden. Die Digitalisierung hat die Schranken, die über viele Jahre hinweg herrschten, aufgehoben. Stellen Sie sicher, dass jedes Mitglied des Projekts weiß, mit welchen Hilfsmitteln kommuniziert wird. Sonst kann es passieren, dass Informationen nicht gesehen werden und deshalb unbeantwortet bleiben. Sind beispielsweise nicht alle Teammitglieder in der E-Mail-Liste, so werden einige Mitarbeiter kategorisch ausgeschlossen. Es kommt zu Fehlinformationen und die Missverständnisse häufen sich.
Die Kommunikationswege spielen ebenfalls eine wichtige Rolle. Projekte haben häufig eine recht flache Hierarchie. Dennoch müssen nicht alle Informationen an jeden weitergegeben werden. Auf diese Weise würde es schließlich schnell zu einem Overload kommen. Die Kommunikationswege beschreiben, wie die einzelnen Mitglieder des Teams miteinander vernetzt sind. Es wird geklärt, wer sich an wen zu wenden hat, um Informationen optimal weiterzugeben und Probleme schnellstmöglich zu lösen.
7. Tipp: Bauen Sie Vertrauen auf
Als Projektmanager müssen Sie die Kick-Off Veranstaltung dazu nutzen, Vertrauen aufzubauen. Wenn es sich um feste Mitarbeiter handelt, die das Unternehmen und seine Philosophie bereits kennen, besteht auf dieser Ebene bereits eine gestärkte Vertrauensebene. Es kann jedoch sein, dass Sie bei Ihren Mitarbeitern bisher wenig bekannt sind. In diesem Fall ist es wichtig, dass Sie Ihre Rolle als Projektmanager bereits bei der allerersten Veranstaltung gebührend ausfüllen. Sie werden schließlich in den kommenden Wochen und Monaten die Koordination des Projekts übernehmen. Außerdem tragen Sie eine große Verantwortung. Sie müssen das Projekt nach außen hin präsentieren und für Fehler geradestehen. Fortschritte und Ergebnisse werden Sie bei Ihren Vorgesetzten vorstellen. Wenn Sie Ihre Position einnehmen und beim Kick-Off Event zeigen, dass Sie den Überblick über die Situation haben, dann vertrauen Ihnen die anderen Teammitglieder. Dies stärkt den Zusammenhalt in der Gruppe und ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit. Unterschätzen Sie Ihre Rolle als Projektmanager deshalb unter keinen Umständen.
8. Tipp: Lassen Sie den Funken mit positiven Emotionen überspringen
Wenn Sie die gesamte Kick-Off Veranstaltung mit Informationen und Zahlen überlasten, so wird das Event schnell zu einer Überlastung. Es ist später noch ausreichend Zeit, um Daten und Fakten weiterzugeben und zu analysieren. Nutzen Sie diese Veranstaltung, bei der Sie alle Teilnehmer versammeln, um die Mitarbeiter auch auf emotionaler Ebene an das Projekt zu binden. Mit Hilfe emotionaler Anekdoten und kreativer Schilderungen schaffen Sie es, jeden Teilnehmer für das Projekt zu begeistern. Es handelt sich somit nicht mehr länger nur um einen weiteren Arbeitsauftrag, sondern um sehr viel mehr. Selbstverständlich sollten Sie bei Ihren Erzählungen nicht übertreiben, um die Ernsthaftigkeit zu bewahren. Aber insgesamt sollten Sie bei den Mitarbeitern positive Emotionen auslösen, um die Begeisterung für die Zusammenarbeit zu steigern.
9. Tipp: Legen Sie ein besonderes Augenmerk auf wichtige Botschaften
Die wichtigsten Informationen und Mitteilungen sollen langfristig im Gedächtnis bleiben. Aus diesem Grund sollten Sie die prägnanten Botschaften des Kick-Off Events mehrmals wiederholen. Verändern Sie hierbei Ihre Wortwahl, um wirklich jeden einzelnen Teilnehmer mit Ihren Botschaften zu erreichen. Es kann helfen, Metaphern und Vergleiche zu verwenden, um die Informationen voneinander abzuheben. Machen Sie sich mit rhetorischen Mitteln vertraut, schließlich werden Sie während des Kick-Off Events überaus viel sprechen. Sie möchten jedoch, dass es nicht nur bei leeren Worten bleibt, sondern dass die Teilnehmer der Veranstaltung die Informationen verinnerlichen.
10. Tipp: Halten Sie das Kick-Off Event fest
In Zeiten der Digitalisierung wird es immer leichter, Fotos zu machen und sofort auf diese zurückgreifen zu können. Während der Kick-Off Veranstaltung können Sie Polaroid Kameras einsetzen, um Momentaufnahmen zu machen. Diese können später im Gemeinschaftsraum aufgehängt werden und erinnern noch lange an das unterhaltsame Event. Die Informationen, die während der Veranstaltung an alle Teilnehmer weitergegeben werden, sowie die Beschlüsse des Events, sollten ebenfalls festgehalten werden. Dies kann beispielsweise in Form eines Protokolls geschehen. Auf diese Weise haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, zu einem späteren Zeitpunkt auf die Informationen zurückzugreifen. Dies beugt Missverständnisse vor und vereinfacht die Zusammenarbeit. Schließlich entsteht durch Kommunikationsprobleme und Ungewissheiten ein erheblicher Mehraufwand. Darüber hinaus beweisen Sie als Projektmanager bereits zu Anfang der Zusammenarbeit, wie strukturiert und organisiert Sie sind.
Folgende Fehler sollten Sie bei Ihrer Kick-Off Veranstaltung unbedingt vermeiden
Nachdem Sie nun wissen, welche Dinge Sie beachten sollten, damit Ihr Kick-Off Event zu einem vollen Erfolg wird, müssen wir Sie auf häufige Fehler hinweisen. Diese werden nicht selten begangen und mindern den Spaß, sowie den Nutzen einer solchen Veranstaltung.
Keine Sorge, selbst wenn es sich bei dem anstehenden Event um Ihre erste Veranstaltung als Projektmanager handelt, können Sie diese Stolperfallen durchaus umgehen.
Ermüdende, theoretische Ausführungen
Selbstverständlich sollen im Rahmen des Kick-Off Events wichtige Daten und Fakten an die Teilnehmer weitergegeben werden. Doch eigentlich steht die emotionale Motivation sehr viel stärker im Vordergrund. Informationen können in Mails oder Meetings ausgetauscht werden. Die Kick-Off Veranstaltung ist stattdessen ein symbolischer Start in ein Projekt. Der Startschuss fällt und ähnlich wie bei einer Schnitzeljagd, werden sich in der kommenden Zeit alle Teammitglieder mit der unermüdlichen Suche nach Lösungen beschäftigen. Beim Kick-Off Event ist es angebracht, etwas ausgelassen zu sein und sich auf die Zusammenarbeit einzustimmen.
Keine durchdachte Auswahl der Teilnehmer
Nun lässt sich argumentieren, dass bei dem Kick-Off Event alle Personen sein werden, die Teil eines Teams oder Unternehmens sind. Je nachdem, um welche Art von Kick-Off Veranstaltung es sich handelt. Das bedeutet jedoch nicht, dass die Auswahl der Teilnehmer eine nebensächliche Rolle spielt. Als Projektmanager ist es Ihre Aufgabe, die passenden Mitarbeiter für ein anstehendes Projekt auszuwählen. Achten Sie hierbei nicht nur auf die fachlichen Kenntnisse der Arbeitnehmer, sondern auch auf ihre sozialen Kompetenzen. Die Zusammenarbeit wird von Stress und Leistungsdruck geprägt sein. Das Team soll leistungsfähig sein und mit großem Elan an den gemeinsamen Projektzielen arbeiten. Befinden sich Personen im Team, die kommunikative Defizite aufweisen, so wird dies die Ursache für viele Missverständnisse und Auseinandersetzungen sein. Es ist wichtig, dass sich die ausgewählten Menschen für eine anspruchsvolle Zusammenarbeit eignen und ein angenehmes Arbeitsklima auch in stressigen Situationen bestehen bleibt.
Keine gute Motivationsrede
Wie bereits beschrieben, nimmt die Motivation der Mitarbeiter während des Kick-Off Events eine zentrale Rolle ein. Neben kleinen Spielen und auflockernden Übungen, kommt der Motivationsrede eine große Bedeutung zu. Aus diesem Grund sollten Sie sich unbedingt mit dem Aufbau der Rede beschäftigen. Sie können sich verschiedenster Hilfsmittel bedienen. Darunter beispielsweise Anekdoten und rhetorische Mittel. Neben dem inhaltlichen Aufbau der Rede ist die Präsentation sehr wichtig. Üben Sie Ihre Rede mehrmals, damit Sie diese bei der Veranstaltung losgelassen und professionell vorbringen können. Es gab in der Vergangenheit zahlreiche Kick-Off Events, deren Erfolg durch eine schlechte Motivationsrede getrübt wurde.
Kein Austausch mit den Teilnehmern und eine einseitige Kommunikation
Beim Kick-Off Event kommen alle Mitarbeiter zusammen, die an einem Projekt arbeiten werden. Diese verteilen sich häufig über mehrere Abteilungen oder sogar Standorte. Nutzen Sie die Gelegenheit, um einen regen Austausch zu fördern. Sie haben bei dieser Veranstaltung die Möglichkeit, jeden Teilnehmer zu Wort kommen zu lassen. Eine einseitige Kommunikation, bei der Sie Informationen und Fakten an die Mitarbeiter weitergeben, ohne deren Antworten entgegenzunehmen, ist nicht förderlich.
Fazit
Ein Kick-Off Event ist der Startschuss für die zukünftige Zusammenarbeit. Hierbei kann es sich um ein konkretes Projekt handeln. Viele Unternehmer entscheiden sich dazu, jährlich eine Kick-Off Veranstaltung zu organisieren, um das neue Geschäftsjahr einzuläuten.
Ganz gleich, ob Sie bereits mehrere Veranstaltungen dieser Art geleitet haben oder zum ersten Mal als Projektmanager fungieren – mit der richtigen Vorbereitung wird das Kick-Off Event zu einem vollen Erfolg. Nutzen Sie die Chance, um Ihre Professionalität unter Beweis zu stellen und zu zeigen, dass Sie Ihre Position zu Recht besetzen. Wenn Sie unsere Tipps einbeziehen und darauf achten, Fehler zu vermeiden, dann steht Ihrem nächsten Kick-Off Event nichts mehr im Weg.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Kick-Off Veranstaltung! Vergessen Sie niemals, dass der Spaßfaktor bei einem solchen Event überaus wichtig ist.