Online Kick Off Events für virtuelle Teams: Vorteile, Voraussetzungen, Vorbereitung, Tipps & mehr

Inhaltsverzeichnis

In den vergangenen Jahren hat sich die Situation der arbeitstätigen Menschen stark geändert. Die Digitalisierung hat Einzug gehalten, hinzu kam eine weltweite Pandemie, die Menschen auf der ganzen Welt vor neue Herausforderungen gestellt hat. Viele Personen arbeiten heute aus dem Homeoffice, weshalb zahlreiche Veranstaltungen online stattfinden. Ein digitales Kick Off Event ist ein effizientes und vielversprechendes Instrument, um Mitarbeiter zu motivieren.

Was ist ein Kick Off Event?

In jedem Unternehmen werden verschiedene Arbeitsprozesse in Projekte unterteilt. Eine Kick Off Veranstaltung ist Teil des Projektmarketings, welches wiederum zum Projektmanagement gehört. Ganz gleich, ob Mitarbeiter vor dem Beginn eines Projekts bereits einen aufwendigen Planungsprozess durchlaufen haben und sich deshalb kennen, oder ob sie frisch zusammenkommen und vorher noch nicht miteinander gearbeitet hatten – das Kick Off Event ist der offizielle Startschuss für den Beginn des Projekts. Der Projektleiter hat die einzelnen Teilnehmer gemeinsam mit der Führungsebene ausgewählt. Alle Teilnehmer müssen gleich mehrere Kriterien erfüllen, damit die gemeinsame Arbeit an dem Projekt gelingen kann. Doch damit nicht genug, die Mitarbeiter müssen vor Projektstart alle auf denselben Stand gebracht werden.

Das Kick Off Event dient zur Information und Motivation der Teammitglieder. Das Ziel des Projekts ist ein Teil des übergeordneten Unternehmensziels. Doch eine finanzielle Vergütung ist keinesfalls Motivation genug. Während der Kick Off Veranstaltung wird die Wertschätzung für die Angestellten deutlich gemacht. Aufgaben werden verteilt, Zuständigkeiten geklärt und Kommunikationswege festgelegt. Wenn Sie mehr Informationen darüber erhalten möchten, wie sich ein Kick Off Event definieren lässt und welche Aufgaben es erfüllen sollte, dann können wir Ihnen diesen Beitrag ans Herz legen.

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Was ist ein Online Kick Off Event und für wen bietet es sich an?

Bei der Projektarbeit stehen lösungsorientiertes und effizientes Arbeiten im Vordergrund. Hierfür ist es jedoch notwendig, dass sich zwischen den Mitarbeitern ein Gemeinschaftsgefühl ausbreitet. Wer sich mit seinem Arbeitgeber und seinen Aufgaben identifizieren kann, ist deutlich produktiver. Virtuelle Teams arbeiten ortsunabhängig. Einige Mitarbeiter befinden sich im Homeoffice, andere an unterschiedlichen Standorten des Unternehmens. Bei einer solch großen Distanz stellt sich die Gemeinschaft der Arbeitnehmer nicht automatisch ein. Schließlich begegnen sie sich nicht im Arbeitsalltag und die Kommunikationswege beschränken sich auf digitale Mittel.

Ein Online Kick Off Events ist eine Kick Off Veranstaltung, bei der auf die Möglichkeiten zurückgegriffen wird, welche die Digitalisierung bietet. Die Teammitglieder finden online zusammen und werden in das Projekt eingeweiht. Um das Gemeinschaftsgefühl zu fördern, werden mehrere Gruppenspiele und -aufgaben in das Event eingebunden.

Die Vor- und Nachteile von Online Kick Off Events im Überblick

Veranstaltungen, die auf digitale Möglichkeiten der Neuzeit zurückgreifen, bieten zahlreiche Vorteile. Gleichzeitig können sie jedoch auch mit einigen Faktoren verbunden sein, die eine Herausforderung darstellen. Wir erklären Ihnen, welche Vor- und Nachteile eine Online Kick Off Veranstaltung mit sich bringen kann.

Die Vorteile von Online Kick Off Veranstaltungen

Neue Herausforderungen und Hürden benötigen innovative Lösungsansätze. Wir haben 10 überzeugende Argumente für Sie zusammengetragen, die für ein digitales Kick Off Event sprechen:

Das Zusammengehörigkeitsgefühl stärken

Wenn sich Arbeitnehmer einem Team zugehörig fühlen, steigern sie ihre Produktivität. Diese Veränderung kann sich leicht beobachten lassen. Das Wir-Gefühl verbessert die Kommunikation. Doch damit nicht genug, die Mitarbeiter machen sich selbständig auf die Suche nach passenden Lösungen, wenn sie sich mit dem Projekt identifizieren können. Auch wenn ein Kick Off Event mit einigen Kosten verbunden ist und geplant werden muss, handelt es sich hierbei um eine Investition. Die Ergebnisse lassen sich bei der ausgezeichneten Zusammenarbeit der Teammitglieder beobachten.

Der Aufbau von Vertrauen

Wir befinden uns in einer Zeit, in der chronischer Fachkräftemangel herrscht. Gleichzeitig wird die Konkurrenz auf den Weltmärkten zunehmend stärker. Umso wichtiger ist es, die Mitarbeiter langfristig an das Unternehmen zu binden. Auf diese Weise können die Firmenziele erreicht werden. Das Kick Off Event, bei dem alle Teilnehmer auf den gleichen Stand gebracht werden und gemeinsam in die Projektarbeit starten, baut Vertrauen auf. Die Kollegen können sich näher kennenlernen und erkennen, welche Gemeinsamkeiten sie haben. Gleichzeitig haben sie das Gefühl, vom Arbeitgeber wertgeschätzt und respektiert zu werden. All dies trägt dazu bei, dass sich das Arbeitsklima verbessert.

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Das Zeigen von Wertschätzung

Wie bereits beschrieben, erkennen die Mitarbeiter bei einem Online Kick Off Event, dass sie von ihrem Arbeitgeber wertgeschätzt werden. Das Event wird ausführlich geplant und enthält gleich mehrere positive Überraschungen für die Angestellten. Im Mittelpunkt steht zwar der Beginn eines neuen Projekts, aber dieser Augenblick soll bei jedem Teilnehmer langfristig mit positiven Emotionen verbunden werden. Ein solches Event bringt Abwechslung in den Arbeitsalltag der Arbeitnehmer. Es lockert die Stimmung auf und verbreitet Vorfreude auf die gemeinsame Zusammenarbeit an einem Projekt.

Ein Online Kick Off Event ist Planungs- und Zeiteffizient

Wir befinden uns in einer schnelllebigen Welt. Jede Veranstaltung, ob auf beruflicher oder persönlicher Ebene, soll möglichst wenig Zeit in Anspruch nehmen, gleichzeitig aber einen großen Effekt erzielen. Ein Online-Event ist äußerst zeitsparend und lässt sich leicht planen. Niemand wird dazu gezwungen, eine lange Anfahrt auf sich zu nehmen oder in einem Hotel übernachten zu müssen. Auf diese Weise kann man bei einer digitalen Kick Off Veranstaltung dem Berufsalltag entfliehen, ohne dafür wirklich den Aufenthaltsort wechseln zu müssen.

Die Motivation steigern

Die finanzielle Vergütung reicht nicht aus, um die Mitarbeiter dazu zu motivieren, bei der Zusammenarbeit im Team ihre Höchstleistung zu zeigen. Aus diesem Grund müssen andere Instrumente verwendet werden, um für zusätzliche Motivation zu sorgen. Ein Online Kick Off Event ist die perfekte Möglichkeit, um Hemmschwellen abzubauen und das Interesse für die Projektarbeit zu steigern. Wer täglich allein im Homeoffice sitzt, klagt über eine zunehmende Motivationslosigkeit. Die Person kann sich im Alltag nur schwer mit Kollegen austauschen und verliert den Blick für das Große und Ganze. Ein Kick Off Event kann die Motivation steigern und ein psychisches Gleichgewicht herstellen. Auf diese Weise fällt die Zusammenarbeit im Team sehr viel leichter.

Ein Blick für zukunftsorientiertes Arbeiten

Der strukturelle Wandel, den unser Planet momentan durchläuft, kann man nicht leugnen. Die Globalisierung, die Digitalisierung und die künstliche Intelligenz, die sich auf dem Vormarsch befindet, fordern den Menschen dazu auf, weitreichende Veränderungen einzuleiten. Ein digitales Kick Off Event zeigt, dass sich ein Unternehmen mit innovativen Lösungsstrategien auseinandersetzt und zukunftsorientiert arbeitet. Dieser Schritt muss auf jeder einzelnen Ebene einer Firma gemacht werden. Durch das Online Kick Off Event wird signalisiert, dass der Betrieb Strukturen, die nicht mehr zeitgemäß sind, umstellt.

Die Identifikation mit dem Unternehmen

Wer im Homeoffice oder an einem entfernten Standort eines Unternehmens am Schreibtisch sitzt, kann sich nur schwer mit seinem aktuellen Projekt identifizieren. Bei der Kick Off Veranstaltung werden Visionen und Ziele definiert. Die Teilnehmer haben die Möglichkeit, sich aktiv auszutauschen und den Kontakt zu ihren Arbeitskollegen zu vertiefen. Dadurch steigt der Grad der Identifikation mit dem Arbeitgeber. Jedes Teammitglied kann sich mit den einzelnen Zielen des Projekts identifizieren und setzt sich mit den übergeordneten Visionen auseinander. Auf diese Weise gelingt es, die Arbeitnehmer langfristig an das Unternehmen zu binden.

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Die Differenzierung von anderen Veranstaltungen

Mit dem Beginn der Projektarbeit wird ein neuer Arbeitsabschnitt eingeläutet. Die Mitarbeiter werden über mehrere Wochen oder sogar Monate hinweg an einem Projekt arbeiten. Die Kommunikation, sowie Stressbewältigung und Arbeitsklima spielen hierbei eine tragende Rolle. Wer seit mehreren Monaten oder sogar Jahren im Homeoffice arbeitet oder remote Arbeit ausübt, der muss täglich zahlreiche Telefonate führen und an mehreren Videokonferenzen teilnehmen. Ein professionell organisiertes, digitales Kick Off Event, hebt sich von den anderen Veranstaltungen ab. Es ist ein Highlight und sorgt dafür, dass die Arbeitnehmer besonders wachsam teilnehmen. Der Projektstart bekommt die Aufmerksamkeit, die ihm gebührt.

Die gemeinsame Zielsetzung

Das digitale Kick Off Event ist die perfekte Möglichkeit, um die Ziele des Projekts zu definieren. Dies kann in Zusammenarbeit geschehen. Es gibt jedoch auch die Option, dass bereits festgeschriebene Ziele von der Projektleitung an die anderen Teilnehmer weitergegeben werden.

Die übergeordnete und detaillierte Zielsetzung kann während des Kick Off Events vorgenommen werden. Dadurch erhalten die Mitarbeiter ein umfassendes Bild von den Aufgaben, die in der kommenden Zeit auf sie zukommen werden. Meilensteine und strategische Inhalte der Teamarbeit werden während der Kick Off Veranstaltung besprochen. Bei einer digitalen Videokonferenz werden hierfür bestimmte Regeln eingehalten, die für eine deutliche Kommunikation sorgen und Missverständnisse vermeiden.

Digitale Kick Off Events sind umweltfreundlich und nachhaltig

In einer Zeit, in der die Menschheit die Ressourcen des Planeten ausreizt, spielen Umweltfreundlichkeit und Nachhaltigkeit eine wichtige Rolle. Wie bereits erwähnt, müssen für die Teilnahme an einem digitalen Event keine Geschäftsreisen unternommen werden. Dies spart Geld und Zeit. Darüber hinaus ist es jedoch auch umweltschonend. Die Ressourcen, welche elektronische Endgeräte bieten, werden optimal ausgeschöpft. Gleichzeitig kann ein übermäßiger CO2 Ausstoß vermieden werden.

Welche Nachteile bringt eine Online Kick Off Veranstaltung mit sich?

Selbstverständlich haben digitale Kick Off Events nicht nur Vorteile. Aus diesem Grund wollen wir an dieser Stelle die Schattenseiten einer Online-Veranstaltung aufführen.

Die visuellen Darstellungsmöglichkeiten werden bei digitalen Veranstaltungen deutlich eingeschränkt. Da sich die Teilnehmer nicht im selben Raum befinden, kann eine Vielzahl an Präsentationstools nicht verwendet werden. Darunter beispielsweise Whiteboards und Flipcharts. Die Präsentation von Informationen muss auf digitaler Ebene stattfinden. Hinzu kommt, dass sich in einer Videokonferenz zwar mehrere Menschen gleichzeitig auf einem Bildschirm zeigen lassen, die Bildausschnitte jedoch stark durch den Winkel und die Qualität der Kamera eingeschränkt werden

Gestik und Mimik sind wichtige Bereiche der menschlichen Kommunikation. Auch wenn sich die Teilnehmer eines digitalen Events auf einem Bildschirm sehen können, bleiben große Teile der Körpersprache hierbei auf der Strecke. Dadurch wird die Kommunikation durchaus eingeschränkt. Deshalb kann ein Online Kick Off Event als weniger persönlich erlebt werden. Dies stellt eine zusätzliche Herausforderung dar. Schließlich gehört die Bildung eines Zugehörigkeitsgefühls, die auf der Persönlichkeit einer Veranstaltung basiert, zu den wichtigsten Zielen der Kick Off Veranstaltung. Diese Begebenheit, die als Nachteil wahrgenommen wird, kann mit Hilfe gezielter Spiele und Aufgaben ausgeglichen werden.

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Der Erfolg eines digitalen Kick Off Events hängt stark von der Technik ab. Funktionieren die elektronischen Endgeräte, sowie die Internetverbindung, Mikrofon, Lautsprecher und Kamera nicht perfekt, so kommt es zu störenden Zwischenfällen. Umso mehr Personen an einem Online-Event teilnehmen, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit einer Störung. Es kann sein, dass Informationen verloren gehen und die Inhalte des Meetings nicht an jeden Teilnehmer herandringen. Die Aufklärung dieses Missstandes ist mitunter komplex und kompliziert.

Die Organisation und Durchführung des Online Kick Off Events im Überblick

Die Planung einer Online Kick Off Veranstaltung erweist sich als wenig kompliziert. Dies bedeutet jedoch nicht, dass die Organisation der einzelnen Faktoren vernachlässigt werden kann. Es ist lediglich so, dass einige Planungsschritte wegfallen, die bei einem Kick Off Event vor Ort unbedingt bedacht werden müssen. Dazu gehören beispielsweise die Suche nach der passenden Location, die Organisation der Anfahrt, sowie das Catering.

Wir erklären Ihnen, worauf zu achten ist, damit Ihr digitales Kick Off Event ein voller Erfolg wird:

Technische Voraussetzungen für eine digitale Kick Off Veranstaltung

Da eine Online-Veranstaltung ausschließlich mit Hilfe digitaler Mittel stattfindet, müssen die technischen Rahmenbedingungen geschaffen werden. Wenn die elektronischen Endgeräte, die Hilfsmittel und die Internetverbindung vor dem Beginn des Events getestet werden, kann das Risiko eines Ausfalls gesenkt werden. Je mehr Teilnehmer bei der Veranstaltung teilnehmen werden, desto wichtiger wird eine Ansprechperson, die sich mit Technik auskennt und Support geben kann. Das Kommunikationstool muss zum Rahmen und zu der Größe des Online Kick Off Events passen. Einige Softwares eignen sich besonders gut für kleinere Teilnehmerzahlen, andere bewähren sich auch bei vielen Teilnehmern.

Die Planung des Online Kick Off Events

Die erwünschten Gäste sollten rechtzeitig zu ihrer Teilnahme an dem digitalen Kick Off Event eingeladen werden. Hierzu wird ein professionelles Einladungsmanagement benötigt, welches die Mitarbeiter verständlich und motivierend rechtzeitig über das Event informiert. Bei kleineren Teams können die verschiedenen Aufgaben der Organisation von der Gruppenleitung übernommen werden. Bei größeren Projekten bietet es sich an, einen Mitarbeiter zur Ansprechperson zu wählen. Diese kennt alle Informationen rund um das Event und kann professionell, sowie zeitnah auf Rückfragen seitens der Teilnehmer antworten.

Das Kick Off Event besteht aus einer Mischung aus Informationen und auflockernden Aktivitäten. Sie möchten die Teilnehmer dazu motivieren, sich an der Bewältigung verschiedener Aufgaben zu beteiligen. Das Engagement steigt deutlich, wenn Sie die Informationen und Daten attraktiv aufbereiten. Nutzen Sie hierfür verschiedene Tools und entwickeln Sie eine passende Dramaturgie für das Kick Off Event. Diese zieht sich wie ein roter Faden durch die gesamte Veranstaltung und sorgt für einen aufregenden Auftakt, einen engagierenden Mittelteil und einen abrundenden Schluss.

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Der Ablauf einer Online Kick Off Veranstaltung

Der Ablauf eines Online-Events muss gut geplant werden. Auf diese Weise können unangenehme Pausen oder störende Zwischenfälle vermieden werden. Beachten Sie bei der Planung unbedingt Ihren inhaltlichen roten Faden. Sie können sich an folgenden Punkten orientieren:

  • Veranstalter und Projektleitung begrüßen alle Teilnehmer des Events.
  • In einer aktiven Vorstellungsrunde wärmen sich die Projektteilnehmer auf und stellen erste Kontakte her.
  • Es erfolgt die Einleitung in das Projekt, wobei die konkreten Ziele definiert und erläutert werden.
  • Der Ablaufplan des Projekts wird gemeinsam erstellt oder vorgetragen.
  • Deadlines für Meilensteine, sowie Zuständigkeiten müssen geklärt werden.
  • Kommunikationswege werden gesammelt und festgelegt.
  • Nach der Vorstellung des Projekts erfolgen teambildende Maßnahmen. Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie die Teambildung bei virtuellen Projektarbeiten fördern können, können wir Ihnen unseren ausführlichen Artikel zum Thema Digitales Teambuilding durch Online-Teamevents – Ratgeber mit Top-Veranstaltungsideen- & Spielen sehr empfehlen.
  • Feedbackrunde, in der alle Teilnehmer ihren Eindruck vom Event teilen können und Anregungen geben.

Die Nachbereitung eines Online Kick Off Events

Nach der Kick Off Veranstaltung geht die Zusammenarbeit im Team erst richtig los. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie alle Informationen, die während des Meetings gegeben wurden, in schriftlicher Form aufbereiten und an die Teilnehmer versenden. Auf diese Weise können diese jederzeit auf die Informationen zurückgreifen, was die gemeinsame Arbeit am Projekt deutlich erleichtert. Fragen, die nicht während der Veranstaltung geklärt werden konnten, müssen nachgereicht werden. Stellen Sie einen regen Austausch zwischen den Teilnehmern her, um das Teambuilding voranzutreiben und die Produktivität des Arbeitsteams zu steigern.

Drei wichtige Tipps für ein erfolgreiches Online Kick Off Event

Den Aufbau des Events haben Sie eingehend geplant, alle Teilnehmer sind eingeladen worden und Sie freuen sich auf das bevorstehende Event. Gleichzeitig haben Sie Angst, dass es zu unvorhersehbaren Störungen kommt. Mit diesen drei Tipps wird Ihr Online Kick Off Event ein voller Erfolg:

1. Tipp: Benutzen Sie Ihre Webcam

Viele Menschen scheuen sich davor, sich vor einer Kamera zu zeigen. Die vergangenen Jahre, in denen viel im Homeoffice gearbeitet wurde, haben diesen Zustand um einiges verbessert. Trotzdem sind einige Personen weiterhin kamerascheu. Ein Kick Off Event versucht, einen persönlichen Bezug zwischen den Teilnehmern herzustellen. Dies wird durch die Digitalisierung etwas erschwer. Um trotzdem sicherzustellen, dass sich die Projektmitglieder besser kennenlernen und ihre Scheu ablegen, sollten Sie veranlassen, dass alle Teilnehmer ihre Webcam einschalten. Auf diese Weise können die einzelnen Namen auch den entsprechenden Gesichtern zugeordnet werden.

2. Tipp: Führen Sie vorab einen Techniktest durch

Der Erfolg eines digitalen Events hängt von einer funktionierenden Technik ab. Fallen die elektronischen Endgeräte aus oder weisen Mikrofon, Headset und Kamera Störungen auf, so nimmt der Erfolg eines Online-Events stark ab. Die Kommunikationsmittel beschränken sich auf digitale Tools. Kommt es zu Ausfällen, so können sich die Teilnehmer nicht mehr richtig miteinander verständigen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie die gesamte Technik im Voraus auf ihre Funktionstüchtigkeit überprüfen.

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3. Tipp: Machen Sie sich mit der Videokonferenzsoftware vertraut

Digitale Tools sind innovative Programme, die eine Vielzahl an Funktionen bieten. Damit das Online Kick Off Event erfolgreich stattfinden kann, sollten die Möglichkeiten der Software ausgenutzt werden. Es gilt als grundlegende Voraussetzung, dass die Projektleitung die wichtigsten Funktionen der Konferenzsoftware kennt. Dazu gehört beispielsweise, die Ansicht der Teilnehmer zu verändern oder neu hinzukommende Gäste in die Konferenz aufnehmen zu können. Hinzu kommt die Funktion, den Bildschirm zu teilen und den Projektmitgliedern alle Informationen verständlich und attraktiv zu präsentieren.

Fazit

Eine Online Kick Off Veranstaltung ist besonders bei virtuellen Teams überaus beliebt. Es bietet die Möglichkeit, alle Mitarbeiter über die Ziele und Meilensteine eines Projekts zu informieren. Darüber hinaus gilt es als wichtiges Motivationsinstrument. Die Teilnehmer haben die Möglichkeit, sich auszutauschen, Zuständigkeiten festzulegen und Kommunikationskanäle zu bestimmen. Das Kick Off Event stellt den Startschuss in die gemeinsame Arbeit an einem Projekt dar. Damit das Event erfolgreich wird und den Teammitgliedern noch lange in positiver Erinnerung bleibt, sollte es passend aufgebaut werden. Neben den Informationen und Daten rund um das Projekt spielt die Teambildung hierbei eine entscheidende Rolle.

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