Sie wünschen sich einen reibungslosen Start in ein neues Projekt? Ein Kick Off Event mit allen Beteiligten zu veranstalten, kann Ihnen dabei behilflich sein. Wenn sich Schwierigkeiten ergeben, droht das Projekt schnell zu scheitern oder verläuft nicht wie geplant. Gerade wenn mehrere Menschen an einem Projekt zusammenarbeiten, kommt es ohne die richtige Vorbereitung zum Chaos.
Die Veranstaltung eines Kick-Off Events ist eine geschätzte Methode, um die meisten Komplikationen von Beginn an aus dem Weg zu räumen. Was genau ein Kick-Off-Meeting ist, welche Aspekte zu beachten sind und wie Sie sich auf ein solches am besten vorbereiten können, erfahren Sie im Folgenden.
Was ist ein Kick-Off Event und wann findet es statt?
Ein Kick-Off Event, oder auch Kick-Off-Meeting, ist eine sogenannte Auftaktveranstaltung und findet zum Start eines Projektes statt. Besonders im Bereich des Projektmanagements ist es von Relevanz. Das Kick-Off Event dient dazu, den Einstieg in ein neues Projekt für alle Beteiligten zu erleichtern. In der Regel findet diese Art von Meeting direkt nach der Projektplanung und Charta statt. Auf diese Weise liegen alle notwendigen Informationen, wie das genaue Vorgehen oder notwendige Vorkehrungen vor und können während des Kick-Off-Meetings an die Beteiligten des Projektes weitergegeben werden. Ein Kick-Off-Meeting zu planen ist daher erst sinnvoll, wenn bereits Anhaltspunkte bestehen. Im Laufe dieser Veranstaltung werden die Ziele sowie Milestones von den Verantwortlichen bekannt gegeben. Außerdem wird Raum für eine umfangreiche Frageklärung gewährleistet, sodass Missverständnisse umgangen werden können.
Im Grunde ist das Kick-Off Event der Einstieg in ein Projekt, welches zur Orientierung, Motivierung und Stärkung des Teamgeistes der Beteiligten dient.
Beispiele für Kick-Off Events
Kick-Off Events können so gut wie in allen Bereichen eingesetzt werden. Voraussetzung ist jedoch, dass eine Gruppe an Menschen an der Projektausarbeitung beteiligt ist, welche künftig zusammenarbeiten werden. Selbst bei der Verfolgung gleicher Interessen oder Ziele, bei denen nicht ein Projekt im Vordergrund steht, kann ein Kick-Off-Meeting von Vorteil sein. Ob offline oder online, ein Kick-Off Event kann in verschiedenen Formen veranstaltet werden.
Darum ist ein Kick-Off Event wichtig: Die Inhalte und Ziele im Überblick
Kick-Off-Meetings sind vielfältig in ihren Zielen und Inhalten. Ein solches Event zu planen und durchzuführen, bringt einige nützliche Vorteile mit sich.
Während eines Kick-Off Events werden zu Beginn das Projekt und seine Bedeutung vorgestellt und die angestrebten Ziele, sowie Milestones klar definiert. Dies dient dazu, alle Beteiligten auf den gleichen Kenntnisstand zu bringen. Auf diese Weise wird die Produktivität der Mitarbeiter gesteigert, da jedes Mitglied eine handfeste Grundlage für das Voranschreiten während der Projektphase erlangen kann. Das Team erhält anhand dieser Grundlage den nötigen Überblick, sodass jeder Beteiligte darüber aufgeklärt ist, welche Aufgaben er in welchem Zeitraum und auf welche Weise zu erledigen hat. Somit ist ein Ziel des Kick-Off Events Klarheit bezüglich der eigenen Rolle im Projekt zu schaffen und Einzelaufgaben untereinander aufzuteilen.
Außerdem trägt ein solches Event, wenn es persönlich abgehalten wird, zur Stärkung der Gruppendynamik bei. Die Beteiligten des Projekts bekommen die Möglichkeit, ihre Teampartner besser kennenzulernen und sich mit ihnen auszutauschen. Zusätzlich profitieren sie von ihren Arbeitskollegen, indem sie sich gegenseitig motivieren können. Es ist zudem hilfreich, für die Gewinnung der Unterstützung durch Führungskräfte. Denn das Kick-Off Event kann dazu benutzt werden, dem Führungspersonal einen Einblick in den Nutzen des Projekts zu gewähren.
Zudem ist es nötig, die Mittel der Kommunikation zu klären. Es ist besonders wichtig, sich zu Beginn eines Projekts auf ein gemeinsames Kommunikationsmedium zu einigen. Wird dies nicht beachtet, kann es auf Grund von verschieden Kommunikationswegen zu Komplikationen kommen, die eine reibungslose Projektphase erheblich erschweren.
Wer sollte an der Kick-Off Veranstaltung teilnehmen?
Wer an einem Kick-Off Event teilnehmen sollte, hängt im Wesentlichen von der Art des Events ab. Welche Eventvariante Sie persönlich wählen, richtet sich nach der Größe Ihres Teams. Wenn es sich um ein kleineres Team handelt, können Sie einen entspannten Kick-Off Workshop planen. Bei einem größeren Team eignet sich eher ein formelles Meeting, in dem Sie die relevanten Informationen beispielsweise mit einer Powerpoint-Präsentation anzeigen, sodass sie für alle Beteiligten ersichtlich sind. Für den Fall, dass Ihr Team sehr groß ist, bietet es sich an, mehrere Kick-Off Events zu veranstalten, bei denen jeweils bestimmte Gruppen anwesend sind. Sie sollten beachten, jeder Gruppe die gleichen Informationen zukommen zu lassen, damit es nicht zu Diskrepanzen kommt.
Bei einer Kick-Off Veranstaltung sind im Regelfall alle Beteiligten des Projekts anwesend, wie die Projektleitung, weiter Führungskräfte und einzelne Teammitglieder. Zusätzlich ist es sinnvoll, die eigene Geschäftsführung, wie auch den Auftraggeber an der Veranstaltung teilnehmen zu lassen.
Welche Formate von Kick-Off Veranstaltungen gibt es?
Wenn es darum geht ein Kick-Off-Meeting zu planen, stehen Ihnen eine Reihe an Gestaltungsmöglichkeiten zur Verfügung. Welche verschiedenen Arten eines Kick-Offs es gibt und wie Sie diese aufbauen können, erfahren Sie im Folgenden.
Interne Kick-Off Veranstaltung
Bei dieser Variante handelt es sich um die herkömmliche Art, ein Kick-Off-Meeting zu veranstalten. In den häufigsten Fällen, werden die Projekte innerhalb eines Unternehmens realisiert, weshalb sich die Beteiligten zum Großteil bereits bekannt sind. Das Meeting kann daher auf eine informelle Weise ablaufen und ein aufwendiges Vorbereiten des Meetings kann oftmals entfallen. Für den Fall, dass ein Team neu zusammengewürfelt wurde, ist es sinnvoll eine Vorstellungsrunde einzuplanen, in welcher sich die Beteiligten gegenseitig kennenlernen und erste Beziehungen knüpfen können.
Im Vordergrund dieser Veranstaltung stehen die Besprechung des Zeitplans, der Projektziele, sowie die Definition der einzelnen Aufgabenbereiche. Natürlich darf die Einbeziehung des Projektplans nicht fehlen. Zur Visualisierung können Sie zusätzlich auf eine Zeitleiste zurückgreifen, welche den Projektverlauf darstellt.
Interne Kick-Off Veranstaltungen werden häufig für die Einführung eines neuen Produktes, für die Optimierung der Unternehmensprozesse oder für das Erstellen einer Marketingkampagne organisiert.
Kick-Off Veranstaltung für Führungskräfte
Für den Fall, dass Stakeholder, zu Deutsch Anspruchs- und Interessengruppen, oder weitere Projektverantwortliche das Projekt unterstützen, sollten Sie in Erwägung ziehen, neben dem Kick-Off für das Team, ein zweites Kick-Off-Meeting für die Führungskräfte zu veranstalten. Wenn auch das Führungspersonal im Regelfall im internen Kick-Off-Meeting anwesend ist, verlangt dieses einen anderen Schwerpunkt. Während des Kick-Off-Meetings für Führungskräfte liegt der Fokus für gewöhnlich auf dem Mehrwert des jeweiligen Projektes. Dementsprechend sollten Sie die entsprechenden Unterlagen bereithalten.
Für die Führungskräfte ist die Rendite eines Produkts relevant und steht im Vordergrund. Mittels des Kick-Off-Meetings können Sie die Führungskräfte darüber informieren, inwiefern das Produkt dem Unternehmen von Nutzen ist.
Besonders für Software-Einführungen, sowie Projekte mit einer großen Anzahl an Teammitgliedern oder Investitionen eignet sich eine Kick-Off Veranstaltung für Führungskräfte.
Kick-Off Veranstaltung für Kunden
Diese Art von Kick-Off-Meeting ist für externe Beteiligte gedacht. Zu ihnen zählen die Kunden und Freelancer oder andere Personen, welche extern an einem Projekt teilnehmen. Wie auch bei internen Kick-Off Veranstaltungen, bei denen sich die Beteiligten nicht kennen, ist es bei dem externen Meeting unumgänglich, eine ausgiebige Vorstellungsrunde einzuplanen. Diese ist besonders wichtig, denn eine Vorstellungsrunde ermöglicht es, in Erfahrung zu bringen, über welche Expertise die Beteiligten verfügen und welche Rolle sie anschließend während des Projektes einnehmen können.
Projektplan, Aufgaben-Agenda und Projektstrategieplan sollten Sie bei dieser Veranstaltung stets bereithalten. Zusätzlich ist es vorteilhaft, über eine Liste der Beteiligten zu verfügen und diese unter allen Mitgliedern zu verteilen. Da es sich bei dem externen Kick-Off-Meeting für Kunden um ein fremdes Umfeld handelt, ist es ratsam einen formalen Ansatz zu verfolgen.
Wenn Sie an der Planung eines Events interessiert sind, eignet sich diese Art von Kick-Off-Meeting besonders. Sie können ebenfalls auf diese Veranstaltungsart zurückgreifen, wenn Kunden aktiv an der Projektphase beteiligt sein möchten, oder externe Freelancer mitwirken, wie es bei einem kreativen Projekt üblich ist.
Kick-Off Veranstaltung für agile Teams
Für agile Teams empfiehlt es sich, ein bis zweimal im Jahr ein Kick-Off-Meeting zu veranstalten. Die Projektphase läuft meistens in Sprints ab, weshalb Sie das Meeting optimalerweise zu Beginn des Projektes veranstalten, nicht etwa vor jedem Sprint.
Bei agilen Projekten ist es notwendig, die Sprintplanung im Vorfeld zu planen, sodass die relevanten Informationen im Rahmen des Kick-Off Events an das Team weitergegeben werden können. Da die Sprints während der Projektphase nicht ins Stocken gebracht werden sollen, ist es wichtig, dass der Begriff „Erledigt“ klar definiert wird. Auf diese Weise wird unnötige Nacharbeit verhindert und das Projekt wird nicht ausgebremst.
Im Fokus eines agilen Projekts stehen nicht etwa die Zeit, Qualität oder Kosten. Vielmehr ist das Ziel von Bedeutung, sowie die festgelegten Rollen innerhalb des Projektes, welche während des Kick-Off-Workshops verteilt werden. Außerdem sollten Sie den genauen Ablauf der täglichen Stand-up-Meetings kennen und anschließend vorstellen können.
Beispiele bei denen eine Kick-Off Veranstaltung für agile Teams sinnvoll sein können sind IT-Projekte, Produkteinführungen, sowie das Software-Development.
Kick-Off Veranstaltung online
Für den Fall, dass eine persönlich gehaltene Kick-Off Veranstaltungen nicht stattfinden kann, besteht die Möglichkeit, ein Online-Meeting zu organisieren. Besonders in kritischen Zeiten einer Pandemie kann diese Online-Variante zugunsten kommen. Auch wenn diese Veranstaltung online stattfindet, enthält sie alle relevanten Informationen zur Projektphase, wie es auch ein offline Event bietet. Möchten Sie mehr über die Online-Variante eines Kick-Off Events erfahren? Dann lesen Sie in diesem Beitrag weiter.
Unsere Checkliste für die Vorbereitung des Kick-Off Events
Da die Planung eines Events äußerst umfangreich ist, kann es zu Komplikationen kommen. Um optimal für Ihr Kick-Off Event vorbereitet zu sein, haben wir eine Checkliste zusammengestellt, nach der Sie sich bei der Planung des Meetings richten können.
- Teilnehmer festlegen und einladen
- Reservieren/Organisieren eines Meetingraums mit nötigem Equipment
- Erstellen eines Handouts, für Teilnehmer drucken/online freigeben
- Person für die Protokollführung festlegen, um Ergebnisse festzuhalten
- Erstellen eines Zeitplans
- Zu besprechende Themen festlegen
- Ziel des Meetings festlegen
- Gegebenenfalls Catering für Verpflegung organisieren
So läuft die Kick-Off Veranstaltung ab: Alle Bestandteile Schritt für Schritt erklärt
Einen bestimmten Ablaufplan, welcher für jedes Kick-Off-Meeting gilt, gibt es nicht. Je nachdem, was das Meeting für einen Charakter hat, gibt es verschiedene Herangehensweisen, wie Sie Ihr Event aufbauen können. Um einen Leitfaden für Sie bereitzustellen, haben wir einen möglichen Ablauf eines Kick-Off Events für Sie zusammengestellt.
- Projektleiter begrüßt alle Teilnehmenden
- Vorstellungsrunde
- Agenda des Meetings vorstellen
- Ziele des Projekts werden vorgestellt
- Vorteile des Projektes erklären
- Definierung des Projektplans
- Verteilung der Aufgaben, Wer ist für was zuständig?
- Klärung der Methodenwahl
- Motivation und Vision der Teammitglieder
- Grobe Übersicht der Kosten geben
- Rahmenplanung der Projektphase vorstellen
- Einigung auf ein Kommunikationsmedium
- Erwartungen klar und transparent definieren
- Weitere Meetings planen
- Ausblick der nächsten Schritte geben
- Deadlines festlegen
- Feedback, Anregungen, Zweifel, Bedenken
Was ist nach dem Kick-Off Event wichtig?
Nach einem erfolgreich abgeschlossenen Kick-Off Event ist es besonders wichtig, alle Ergebnisse festzuhalten und zu sichern. Dies wird in der Regel in Form eines Projektprotokolls getan. Damit jedes Teammitglied auch nach dem Event auf alle relevanten Informationen zurückgreifen kann, sollte das Protokoll an alle Beteiligten weitergeleitet werden. Die wichtigsten Ergebnisse können Sie per E-Mail versenden, sodass der Zugriff zu jeder Zeit gewährt wird.
Im Folgenden sollten Sie weiterhin den Überblick behalten, und regelmäßig Zwischenmeetings organisieren. Auf diese Weise können Fehler schneller behoben werden und eine Überprüfung stattfinden, ob die Projektphase nach Plan abläuft.
Unser Fazit zu einer erfolgreichen Kick-Off Veranstaltung
Ein Kick-Off Event zu veranstalten, bringt eine Vielfalt an Vorteilen mit sich. Für alle Beteiligten bringen die Meetings zu Beginn der Projektphase Klarheit und dienen der Motivierung, sowie der Orientierung. Eine Kick-Off Veranstaltung ist der erste Schritt auf der Zielgeraden Richtung Realisierung des Projekts.
Mithilfe des Kick-Off Events profitieren Sie von einer ansteigenden Motivation aus welcher eine gesteigerte Produktivität der Teilnehmenden folgt. Die Veranstaltung eines Kick-Off Meetings ist eine gute und einfache Methode, um Komplikationen vorzubeugen, und den Teamgeist durch gegenseitige Motivation zu stärken. Außerdem dient es der Orientierung, welche für einen planmäßigen Ablauf der Projektphase essenziell ist. Vereinfachen Sie sich die Realisierung Ihres Projektes und veranstalten Sie Ihr erstes Kick-Off Meeting!